E-Mail-Templates
Allgemeines
Im Bereich Einstellungen > Shop > E-Mail-Templates pflegst Du sowohl die Templates für die diversen vom Shop versendeten Mails (z.B. Registrierungsinformation, Bestellbestätigung usw.) als auch die Header und Footer, die in die Mails eingebunden werden. In welchen Situationen welche Mail verschickt wird, kannst Du im Flow Builder einstellen.
Bitte beachte, dass die B2B-Suite noch die Business-Events nutzt.
Zur besseren Darstellung ist die Übersicht in die Bereiche Templates (1) und Header und Footer (2) gegliedert.
Die Übersicht selbst kannst Du über das Symbol oben rechts in der Überschriftenzeile (3) anpassen.
Hier hast Du die Möglichkeit den Kompaktmodus (4) zu (de-)aktivieren.
Dieser verringert die Zeilenhöhe und es können somit mehr Datensätze aufgelistet werden, bevor es notwendig ist, zu scrollen.
Außerdem kannst Du einzelne Spalten ein- bzw. ausblenden (5) und die Reihenfolge der Spalten (6) festzulegen.
Zusätzlich kannst Du unterhalb der Liste festlegen, wie viele Einträge maximal auf einer Seite angezeigt werden sollen (7).
Um einen bestehenden Datensatz zu bearbeiten, kannst Du das Kontextmenü über den "..."-Button (8) öffnen und dort Bearbeiten auswählen. Außerdem kannst Du im Kontextmenü einen Datensatz duplizieren oder löschen.
Den Editor zur Anlage eines neuen Datensatz kannst Du über den Button Erstellen (9) aufrufen, dort erscheint zunächst ein Untermenü, in dem Du auswählst, ob eine E-Mail-Template oder Header & Footer erstellt werden sollen. Weitere Infos zum Erstellen und Bearbeiten findest Du in den Abschnitten E-Mail-Templates und Header & Footer.
E-Mail-Templates
Der Editor für E-Mail-Templates ist in die Bereiche Informationen, Optionen, Anhänge und Mail-Text unterteilt.
Auf der rechten Seite befindet sich ein Menü, über das Du eine Test-E-Mail versenden kannst.
Sprache (1)
Hier kannst Du auswählen, für welche Sprache Du die E-Mail-Template erstellst/anpasst.
Bitte beachte, dass Dir hier nur Sprachen angezeigt werden, die unter Einstellungen > Shop > Sprachen angelegt sind. Weitere Informationen zu den Sprachen findest Du im entsprechenden Wiki-Artikel Sprachen.
Informationen (2)
In den Informationen legst Du zunächst die grundlegenden Daten der Template fest.
Typ: Im Typ definierst Du, für welche Funktion diese E-Mail-Template verwendet werden soll. Dies kann z.B. die Kundenregistrierung, die Bestellbestätigung oder die Statusänderung einer Bestellung oder Zahlung sein. Für die Auswahl stehen vordefinierte Typen in einem Dropdownmenü zur Verfügung.
Beschreibung: Füge eine Beschreibung hinzu, um auf einen Blick erkennen zu können, wofür diese Template verwendet wird.
Die Zuweisung der E-Mail-Templates erfolgt über den Flow Builder. Weitere Informationen hierzu erhältst Du in der Dokumentation Flow Builder.
Optionen (3)
In den Optionen fügst Du den Betreff und den Absender hinzu.
Bitte beachte, dass der Eintrag für Absender nur der Name ist, der z.B. innerhalb von E-Mail-Programmen angezeigt wird. Die E-Mail-Adresse, die für den Versand verwendet wird, kannst Du unter Einstellungen > Shop > Stammdaten hinterlegen.
Anhänge (4)
Hier kannst Du für Deine E-Mail-Template einen Anhang hinterlegen, indem Du Dateien von Deinem Computer hochlädst, Medien öffnest oder eine Datei von einer URL hochlädst. Möchtest Du den Anhang für verschiedene Sprachen in Deinem Shop anbieten, so kannst Du pro Sprache einen Anhang hinzufügen.
Mail-Text (5)
Hier hast Du die Möglichkeit, eine Template für den Mailtext zu hinterlegen. Einige Mail Provider lassen keine HTML Mails zu, daher solltest Du Deine Template sowohl als HTML Version als auch als Plaintext Version hinterlegen.
Es ist nicht erforderlich, Inhalte, die am Anfang (z.B. Logo) und Ende (Grußformel) jeder Mail eingefügt werden sollen, hier zu hinterlegen. Wenn diese Daten für jede Mail-Template identisch sind, kannst Du diese zentral über die Header und Footer verwalten. Weitere Infos hierzu findest Du weiter unten im Abschnitt Header & Footer.
Weitere Optionen (6)
Auf der rechten Seite kannst Du eine Sidebar mit Tools einblenden, die Dir bei der Erstellung der E-Mail Templates helfen.
- Hinter dem Papierfliegersymbol hast Du die Möglichkeit, eine Test-Mail an eine frei zu hinterlegende E-Mail-Adresse zu senden.
Mit dem </>-Symbol öffnest Du eine Liste aller Varieblen, die Du verwenden kannst. Diese kannst Du einfach heraus kopieren und in der E-Mail Template verwenden.
Das Auge-Symbol bietet dir eine Vorschau der aktuell erstellten Templates.
- Hinter dem Image-Symbol findest Du die Medien in der Medienverwaltung, die Du dann bspw. in den Bereich Anhänge ziehen kannst.
Übersicht der vorhandenen Templates
Shopware liefert per Standard einige E-Mail Templates aus. Durch die Installation von Shopware Erweiterungen können weitere Templates hinzukommen. In der nachfolgenden Tabelle findest Du eine Übersicht der E-Mail Templates, die von Shopware stammen und welchem Zweck sie dienen.
Template | Beschreibung | Hinweise |
Anfrage zur Bestellfreigabe | Hinweis an den Debitor, dass die Bestellung eines Kontakts freigegeben werden muss. | Ergänzung durch B2B Suite |
B2B - Bestellungsfreigabe akzeptiert | Meldung an den Kontakt, dass die Bestellung freigegeben wurde. | Ergänzung durch B2B Suite |
B2B - Budget Benachrichtigung | Meldung, dass die konfigurierte Schwelle des Budgets erreicht wurde. | Ergänzung durch B2B Suite |
B2B - Kontakt Passwort Aktivierung | Link an den Antragsteller zur Aktivierung eines B2B Benutzerkontos. | Ergänzung durch B2B Suite |
b2bOfferStatusChanged_general | Statusänderung bei einem angefragten Angebot | Ergänzung durch B2B Suite |
Benutzer Passwort Wiederherstellung | Absender {{ shopName }}: Ein Shopkunde erhält einen Link zur Änderung seines Benutzerpassworts. | |
Benutzer Passwort Wiederherstellung | Absender Shopware Administration: Ein Admin Benutzer erhält einen Link zur Änderung seines Admins Passworts | |
Bestellbestätigung | Der Eingang einer Bestellung wird bestätigt | |
Double-Opt-In-Gast-Bestellung | Ein Gastbesteller erhält einen Link, um seine Registrierung bei aktiviertem Double Opt-In zu bestätigen. | |
Double-Opt-In-Registrierung | Double Opt-In Bestätigung für einen registrierten Shopkunden | |
Eigenes Formular | E-Mail Bestätigung an den Shopkunden, dass die Eingaben in einem selbst designten Formular abgesendet worden sind. | Ergänzung durch CMS-Extensions |
Eintritt Bestellstatus: Abgebrochen | Der Bestellstatus wurde auf abgebrochen gesetzt. | |
Eintritt Bestellstatus: Abgeschlossen | Die Bestellung wurde komplett abgeschlossen. | |
Eintritt Bestellstatus: In Bearbeitung | Die Bestellung wird aktuell bearbeitet. | |
Eintritt Bestellstatus: Offen | Die Bestellung ist offen, Standardstatus bei Bestelleingang. | |
Eintritt Lieferstatus: Abgebrochen | Die Lieferung wurde abgebrochen. | |
Eintritt Lieferstatus: Offen | Der Lieferstatus steht auf Offen, Standard bei Bestelleingang. | |
Eintritt Lieferstatus: Retour | Zu der Bestellung ist eine Retoure erfolgt. | |
Eintritt Lieferstatus: Teilweise versandt | Ein Teil der Positionen in der Bestellung wurde versendet. | |
Eintritt Lieferstatus: Versandt | Die Bestellung wurde an den Kunden verschickt. | |
Eintritt Zahlungsstatus: Abgebrochen | Die Transaktion wurde abgebrochen. | |
Eintritt Zahlungsstatus: Bezahlt | Die Bestellung wurde komplett bezahlt. | |
Eintritt Zahlungsstatus: Erinnert | Der Kunde hat bislang nicht gezahlt und erhält eine Erinnerung | |
Eintritt Zahlungsstatus: Erstattet | Der Zahlbetrag der Bestellung wurde erstattet. | |
Eintritt Zahlungsstatus: Offen | Zu der Bestellung ist kein Zahlungseingang vorhanden. | |
Eintritt Zahlungsstatus: Teilweise bezahlt | Die Bestellung wurde teilweise bezahlt. | |
Eintritt Zahlungsstatus: Teilweise erstattet | Der Betrag wurde in Teilen an den Kunden zurückerstattet. | |
Gutschrift | Begleit E-Mail wenn eine Gutschrift verschickt wird. | |
Kontaktformular | Nachricht an den Shopbetreiber, dass eine Anfrage über das Kontaktformular eingegangen ist. | |
Kunden Gruppen Registrierung Abgelehnt | Nachricht an den Shopkunden, wenn der Wechsel in eine andere Kundengruppe abgelehnt wird. | |
Kunden Gruppen Registrierung Akzeptiert | Die Registrierung für eine bestimmte Kundengruppe ist erfolgt, z.B. Anfrage zur Händlerregistrierung. | |
Kunden-Registrierung | Bestätigung an den Kunden, dass seine Registrierung erfolgreich war. | |
Kundengruppenwechsel abgelehnt | Nachricht an den Shopkunden, wenn der Wechsel in eine andere Kundengruppe abgelehnt wird. | |
Kundengruppenwechsel akzeptiert | Die Änderung der Kundengruppe wurde akzeptiert, z.B. Anfrage zur Händlerregistrierung. | |
Newsletter Double Opt-In | E-Mail mit dem Bestätigungslink bei Double Opt-In, wenn eine E-Mail-Adresse für den Newsletter registriert werden soll. | |
Newsletter-Registrierung | Bestätigung an einen Newsletter Empfänger, das er sich erfolgreich registriert hat. | |
Passwort Änderungsanfrage | Der Kunde hat beantragt, dass dessen Passwort zurück gesetzt werden soll. | |
Produktbewertung | Nachricht an den Shopbetreiber, dass ein Produkt bewertet wurde. | |
Rechnung | Begleittext für den Versand einer Rechnung | |
Stornorechnung | Begleittext für den Versand einer Stornorechnung | |
Versand digitaler Produkte | Downloadlink, wenn der Kunde ein digitales Produkt gekauft hat. | |
Versandbenachrichtigung | Begleitschreiben für den Versand eines Lieferscheins. |
Header & Footer
Um nicht in jeder Mail die Informationen für Header (z.B. Logo) und Footer (z.B. Grußformel) pflegen zu müssen ist es möglich, allgemeine Header und Footer anzulegen. Diese kannst Du dann einem oder mehreren Verkaufskanälen zuweisen.
Die Maske für die Anlage/Bearbeitung von Header und Footer ist wie folgt aufgebaut
Sprache (1)
Wie bei den E-Mail-Templates legst Du hier fest, für welche Sprache Header und Footer bearbeitet werden sollen.
Bitte beachte, dass Dir hier nur Sprachen angezeigt werden, die unter Einstellungen > Shop > Sprachen angelegt sind. Weitere Informationen zu den Sprachen findest Du im entsprechenden Wiki-Artikel Sprachen.
Informationen (2)
Name: Der Name wird u.a. in der Übersicht auf der Startseite der E-Mail-Templates verwendet
Beschreibung: Füge eine Beschreibung hinzu, um auf einen Blick erkennen zu können, wofür diese Template verwendet werden soll
Verkaufskanal: Hierüber legst Du fest, in welchen Verkaufskanälen diese Header & Footer verwendet werden
Mail-Header (3)
Hinterlege hier den E-Mail-Header im Plaintext und HTML-Format. Im HTML Format ist es u.a. denkbar, ein Logo einzubinden.
Ein Logo könnte z.B. wie folgt eingebunden werden
<img src="https://meinshop.de/media/00/a1/2b/12345678/logo.png" alt="Logo" />
Mail Footer (4)
Hier kannst Du die E-Mail-Footer in Plaintext und HTML hinzufügen.
Variablen im Mail-Text
Im Mail-Text kannst Du Variablen verwenden, um auf Informationen des Kunden oder aus Deinem Shop zuzugreifen und diese in die E-Mail zu schreiben. Auf der rechten Seite findest Du eine Liste aller Variablen über den Button </>. Darunter kannst Du dir mit dem Auge-Symbol die aktuelle E-Mail Template anzeigen lassen.
Die Variablen setzen sich aus einem oder mehrerer Arrays zusammen, gefolgt von der eigentlichen Variable. Verwendet werden die Variable innerhalb von zwei geschweiften Klammern.
Die Arrays benennen den Bereich oder den Unterbereich, aus dem eine Variable verwendet wird. Getrennt werden die Arrays und die Variable mit einem Punkt.
Beispiel:
{{order.orderCustomer.firstName}}Dieses Beispiel zeigt den Vornamen des Kunden. Die Variable heißt firstName und befindet sich im Array orderCustomer, welches sich wiederum im Array order befindet.
Wenn Du im Mailtext die zwei vorgestellten geschweiften Klammern schreibst, werden Dir die verfügbaren Arrays angezeigt, welche Dir in der jeweiligen E-Mail Template zur Verfügung stehen. Mit Enter kannst Du das Array aussuchen. Im Beispiel der Passwort Wiederherstellungs-E-Mail steht Dir das Array customerRecovery zur Verfügung.
Wenn Du anschließend hinter dem Array einen Punkt schreibst, werden dir alle Unterarrays und Variablen angezeigt, die innerhalb dieses Arrays verfügbar sind. Wähle hier nun ein Array aus und schreibe einen Punkt dahinter. In diesem Beispiel befinden sich 3 Elemente, die Du mit den Pfeiltasten auswählen und mit Enter bestätigen kannst.
Ist das gewählte Element die gewünschte Variable, kannst Du diese mit zwei geschlossenen geschweiften Klammern abschließen. Handelt es sich wie in diesem Beispiel bei customer um ein weiteres Array, kannst Du Dir mit einem Punkt die Elemente in diesem Array ansehen. Dies wiederholst Du, bis Du die passende Variable gefunden hast.
Im Folgenden führen wir die wichtigsten Variablen in den jeweiligen Arrays auf:
Customer
Hier siehst Du die wichtigsten Variablen, die im Array Customer verfügbar sind.
Das Array ist in folgenden Mail Templates aus dem Standard verfügbar:
Kundengruppenwechsel akzeptiert
Kundengruppenwechsel abgelehnt
Kunden-Registrierung
Double-Opt-In-Registrierung
Double-Opt-In-Gast-Bestellung
Kunden Gruppen Registrierung Akzeptiert
Kunden Gruppen Registrierung Abgelehnt
Passwort Änderungsanfrage
Variable | Unterelemente | Bedeutung |
customerNumber | Kundennummer | |
firstName | Vorname | |
lastName | Nachname | |
company | Firmenname | |
E-Mail Adresse | ||
title | Titel | |
firstlogin | Erste Login des Kunden | |
lastlogin | Letzte Login des Kunden | |
birthday | Geburtstag des Kunden | |
defaultPaymentMethod | Standard Zahlungsart | |
salesChannel | Array, welches weitere Unterelemente beinhaltet. Siehe hierzu die Tabelle unter salesChannel | |
|
| Arrays, welche weitere Unterelemente mit Adressinformationen beinhaltet. Unter anderem sind hier folgende Informationen zu finden: |
salutation |
| Anrede oder Briefanrede z.B. Frau oder Sehr geehrte Frau |
customerGroup
Hier siehst Du die wichtigsten Variablen, die im Array customerGroup verfügbar sind.
Das Array ist in folgenden Mail Templates aus dem Standard verfügbar:
Kunden Gruppen Registrierung Akzeptiert
Kunden Gruppen Registrierung Abgelehnt
Variable | Unterelemente | Bedeutung |
translated.name | Name der Kundengruppe |
Passwort Wiederherstellung/Recovery
Für die Wiederherstellung der Passwörter existieren 3 Templates
- Die Passwort Änderungsanfrage(1) stammt aus der Historie, und hat keinen Focus auf Kunde oder Admin-User
Die Benutzer Passwort Wiederherstellung(2-3) ist die aktuelle Template. Diese ist in 2 Versionen vorhanden. Eine für das Zurücksetzen des Kunden-Passwort und eine für den Reset eines Admin-Users. Dies ist innerhalb der Texte erkennbar, und kann ggf, über die Beschreibung erkennbar gemacht werden.
Template Admin:
Template Kundenlogin:
customerRecovery
Hier siehst Du die wichtigsten Variablen, die im Array customerRecovery verfügbar sind.
Das Array ist in folgenden Mail Templates aus dem Standard verfügbar:
- Passwort Änderungsanfrage
Variable | Unterelemente | Bedeutung |
customer |
| Informationen zu dem Kunden, der sein Passwort zurücksetzen möchte. |
userRecovery
Hier siehst Du die wichtigsten Variablen, die im Array userRecovery verfügbar sind.
Das Array ist in folgenden Mail Templates aus dem Standard verfügbar:
- Benutzer Passwort Wiederherstellung
Variable | Unterelemente | Bedeutung |
user |
| Informationen zu dem Kunden, der sein Passwort zurücksetzen möchte. |
newsletterRecipient
Hier siehst Du die wichtigsten Variablen, die im Array newsletterRecipient verfügbar sind.
Das Array ist in folgenden Mail Templates aus dem Standard verfügbar:
- Newsletter-Registrierung
- Newsletter Double-Opt-In
Variable | Unterelemente | Bedeutung |
firstName | Vorname | |
lastName | Nachname | |
zipCode | PLZ | |
city | Stadt | |
street | Straße | |
E-Mail Adresse |
contactFormData
Hier siehst Du die wichtigsten Variablen, die im Array contactFormData verfügbar sind.
Das Array ist in folgenden Mail Templates aus dem Standard verfügbar:
- Kontaktformular
Variable | Unterelemente | Bedeutung |
firstName | Vorname | |
lastName | Nachname | |
phone | Telefonnummer | |
subject | Betreff | |
comment | Kommentar | |
E-Mail Adresse |
order
Hier siehst Du die wichtigsten Variablen, die im Array order verfügbar sind.
Das Array ist in folgenden Mail Templates aus dem Standard verfügbar:
Bestellbestätigung
Eintritt Lieferstatus: Offen
Eintritt Lieferstatus: Versandt
Eintritt Lieferstatus: Teilweise versandt
Eintritt Lieferstatus: Abgebrochen
Eintritt Lieferstatus: Retour
Eintritt Zahlungsstatus: Erstattet
Eintritt Zahlungsstatus: Bezahlt
Eintritt Zahlungsstatus: Offen
Eintritt Zahlungsstatus: Teilweise erstattet
Eintritt Zahlungsstatus: Erinnert
Eintritt Zahlungsstatus: Teilweise bezahlt
Eintritt Zahlungsstatus: Abgebrochen
Eintritt Bestellstatus: Offen
Eintritt Bestellstatus: In Bearbeitung
Eintritt Bestellstatus: Abgebrochen
Eintritt Bestellstatus: Abgeschlossen
Variable | Unterelemente | Bedeutung |
orderNumber | Bestellnummer | |
orderDateTime | Datum und Uhrzeit der Bestellung | |
price |
| Array, welches weitere Unterelemente des Preises beinhaltet wie netPrice für den Nettopreis des Warenkorbes oder totalPrice für den Bruttopreis des Warenkorbes. |
shippingTotal | Versandkosten | |
orderCustomer | siehe Tabelle Customer | Daten des Kunden, der die Bestellung durchgeführt hat. |
currency |
| Array, welches weitere Unterelemente der Währung beinhaltet wie isoCode oder symbol. |
adresses[0] |
| Array, welches weitere Unterelemente mit Adressinformationen beinhaltet. |
deliveries[0] |
| Array, welches weitere Unterelemente mit Informationen zum Versand beinhaltet. Beispielsweise sind die Arrays shipping OrderAddress, shippingMethod oder trackingCodes untergeordnet, welche Informationen zu der Versandadresse, der Versandart oder den Tracking Codes beinhalten. |
transactions.first |
| Array, welches weitere Unterelemente mit Informationen zur Zahlung beinhaltet. Beispielsweise sind die Arrays paymentMethod oder stateMachineState untergeordnet, welche Informationen zu der Zahlungsart und dem Zahlungsstatus enthalten. |
lineItems[0] |
| Unterhalb des lineItems Arrays befinden sich Informationen zu jeder einzelnen Position der Bestellung. Die Ziffer in der Eckigen Klammer benennt die jeweilige Position, beginnend bei 0. |
stateMachineState | name | Bestellstatus |
Beispiel: Individuelles E-Mail Template abhgängig von der Zahlungsart
Oft kommt es vor, dass pro Zahlungsart ein individuelles E-Mail Template benötigt wird. Zum Beispiel bei einer Bestellbestätigung. Bei der Zahlungsart Vorkasse sollen in der E-Mail am besten automatisch die passenden Bankdaten hinterlegt sein. Hierzu ist es notwendig, die ID der Zahlungsart herauszufinden und per Variable in das E-Mail Template einzubauen.
Die ID einer Zahlungsart erhältst Du, indem Du in Deiner Administration unter Einstellungen > Zahlungsarten z.B. "Vorkasse" aufrufst. Die ID befindet sich nun in der URL.
Die ID kannst Du nun in das E-Mail-Template einfügen. Dieses kann bei Vorkasse wie folgt aussehen:
{% for transactions in order.transactions %}
{% if transactions.paymentMethodId == "ID-aus-der-URL" %}
Bitte überweise uns den Betrag in Höhe von XX EUR innerhalb von 3 Tagen auf die unten stehende Kontoverbindung, damit wir dein Paket so schnell wie möglich versenden können.
Unsere Bankverbindung:
IBAN: DEXX XX
BIC: XXXX
Verwendungszweck: {{ order.orderNumber }}
Zu überweisender Gesamtbetrag: XXX €
{% endif %}
{% endfor %}
salesChannel
Hier siehst Du die wichtigsten Variablen, die im Array salesChannel verfügbar sind.
Das Array salesChannel ist in allen Mail Templates aus dem Standard verfügbar.
Variable | Unterelemente | Bedeutung |
name | Name des Verkaufskanals | |
domains.0. | url | Informationen der einzelnen Verkaufskanal Domains. Die Ziffer in den Eckigen Klammern benennt die jeweilige Domain beginn |
Zusatzfelder
Im Bereich Einstellungen > System > Zusatzfelder kannst Du ein Zusatzfeld anlegen und dieses in der E-Mail-Template nutzen.
Wie Du ein Zusatzfeld anlegst und es konfigurierst, findest Du hier.
Nachdem Du ein Zusatzfeld angelegt und den Bereich angegeben hast, wo es verwendet werden soll, kannst Du es jetzt in der E-Mail-Template nutzen.
Hast Du das Zusatzfeld für den Kundenbereich gewählt, so sieht die Variable so aus:
{{customer.customFields.Zusatzinfo}}"Zusatzinfo" dient hier als Beispiel für den technischen Namen des Zusatzfeldes.
Es empfiehlt sich das Ganze mit dem Flow Builder abzubilden.
Zunächst einmal musst Du hierfür eine Regel im Rule Builder definieren.
Im Anschluss muss der entsprechende Flow eingerichtet werden
