E-Mail-Templates

Allgemeines

Im Bereich Einstellungen > Shop > E-Mail-Vorlagen pflegst Du sowohl die Vorlagen für die diversen vom Shop versendeten Mails (z.B. Registrierungsinformation, Bestellbestätigung usw.) als auch die Header und Footer, die in die Mails eingebunden werden. In welchen Situationen welche Mail verschickt wird, kannst Du im Flow Builder einstellen. 

Bitte beachte, dass die B2B-Suite noch die Business-Events nutzt. 

Zur besseren Darstellung ist die Übersicht in die Bereiche Vorlagen (1) und Header und Footer (2) gegliedert.
Die Übersicht selbst kannst Du über das Symbol oben rechts in der Überschriftenzeile (3) anpassen.
 

Hier hast Du die Möglichkeit den Kompaktmodus (4) zu (de-)aktivieren.
Dieser verringert die Zeilenhöhe und es können somit mehr Datensätze aufgelistet werden, bevor es notwendig ist, zu scrollen.
Außerdem kannst Du einzelne Spalten ein- bzw. ausblenden (5) und die Reihenfolge der Spalten (6) festzulegen.
Zusätzlich kannst Du unterhalb der Liste festlegen, wie viele Einträge maximal auf einer Seite angezeigt werden sollen (7).
 

Um einen bestehenden Datensatz zu bearbeiten, kannst Du das Kontextmenü über den "..."-Button (8) öffnen und dort Bearbeiten auswählen. Außerdem kannst Du im Kontextmenü einen Datensatz duplizieren oder löschen.
 

Den Editor zur Anlage eines neuen Datensatz kannst Du über den Button Erstellen (9) aufrufen, dort erscheint zunächst ein Untermenü, in dem Du auswählst, ob eine E-Mail-Vorlage oder Header & Footer erstellt werden sollen. Weitere Infos zum Erstellen und Bearbeiten findest Du in den Abschnitten E-Mail-Vorlagen und Header & Footer.
 

E-Mail-Vorlagen

Der Editor für E-Mail-Vorlagen ist in die Bereiche Informationen, Optionen, Anhänge und Mail-Text unterteilt.
Auf der rechten Seite befindet sich ein Menü, über das Du eine Test-E-Mail versenden kannst.

Sprache (1)
Hier kannst Du auswählen, für welche Sprache Du die E-Mail-Vorlage erstellst/anpasst.
Bitte beachte, dass Dir hier nur Sprachen angezeigt werden, die unter Einstellungen > Shop > Sprachen angelegt sind. Weitere Informationen zu den Sprachen findest Du im entsprechenden Wiki-Artikel Sprachen.

Informationen (2)
In den Informationen legst Du zunächst die grundlegenden Daten der Vorlage fest.

• Typ: Im Typ definierst Du, für welche Funktion diese E-Mail-Vorlage verwendet werden soll. Dies kann z.B. die Kundenregistrierung, die Bestellbestätigung oder die Statusänderung einer Bestellung oder Zahlung sein. Für die Auswahl stehen vordefinierte Typen in einem Dropdownmenü zur Verfügung.

• Beschreibung: Füge eine Beschreibung hinzu, um auf einen Blick erkennen zu können, wofür diese Vorlage verwendet wird.

Die Zuweisung der E-Mail-Vorlagen erfolgt über den Flow Builder. Weitere Informationen hierzu erhältst Du in der Dokumentation Flow Builder.

Optionen (3)
In den Optionen fügst Du den Betreff und den Absender hinzu.
Bitte beachte, dass der Eintrag für Absender nur der Name ist, der z.B. innerhalb von E-Mail-Programmen angezeigt wird. Die E-Mail-Adresse, die für den Versand verwendet wird, kannst Du unter Einstellungen > Shop > Stammdaten hinterlegen.

Anhänge (4)
Hier kannst Du für Deine E-Mail-Vorlage einen Anhang hinterlegen, indem Du Dateien von Deinem Computer hochlädst, Medien öffnest oder eine Datei von einer URL hochlädst. Möchtest Du den Anhang für verschiedene Sprachen in Deinem Shop anbieten, so kannst Du pro Sprache einen Anhang hinzufügen.

Mail-Text (5)
Hier hast Du die Möglichkeit, eine Vorlage für den Mailtext zu hinterlegen. Einige Mail Provider lassen keine HTML Mails zu, daher solltest Du Deine Vorlage sowohl als HTML Version als auch als Plaintext Version hinterlegen. 
Es ist nicht erforderlich, Inhalte, die am Anfang (z.B. Logo) und Ende (Grußformel) jeder Mail eingefügt werden sollen, hier zu hinterlegen. Wenn diese Daten für jede Mail-Vorlage identisch sind, kannst Du diese zentral über die Header und Footer verwalten. Weitere Infos hierzu findest Du weiter unten im Abschnitt Header & Footer.

Weitere Optionen (6)
Auf der rechten Seite kannst Du eine Sidebar mit Tools einblenden, die Dir bei der Erstellung der E-Mail Vorlagen helfen.

• Hinter dem Papierfliegersymbol hast Du die Möglichkeit, eine Test-Mail an eine frei zu hinterlegende E-Mail-Adresse zu senden.
• Mit dem </>-Symbol öffnest Du eine Liste aller Varieblen, die Du verwenden kannst. Diese kannst Du einfach heraus kopieren und in der E-Mail Vorlage verwenden. 
• Das Auge-Symbol bietet dir eine Vorschau der aktuell erstellten Vorlagen. 
• Hinter dem Image-Symbol findest Du die Medien in der Medienverwaltung, die Du dann bspw. in den Bereich Anhänge ziehen kannst. 

Übersicht der vorhandenen Templates

Shopware liefert per Standard einige E-Mail Templates aus. Durch die Installation von Shopware Erweiterungen können weitere Vorlagen hinzukommen. In der nachfolgenden Tabelle findest Du eine Übersicht der E-Mail Templates, die von Shopware stammen und welchem Zweck sie dienen. 

Header & Footer

Um nicht in jeder Mail die Informationen für Header (z.B. Logo) und Footer (z.B. Grußformel) pflegen zu müssen ist es möglich, allgemeine Header und Footer anzulegen. Diese kannst Du dann einem oder mehreren Verkaufskanälen zuweisen.

Die Maske für die Anlage/Bearbeitung von Header und Footer ist wie folgt aufgebaut

Sprache (1)
Wie bei den E-Mail-Vorlagen legst Du hier fest, für welche Sprache Header und Footer bearbeitet werden sollen.
Bitte beachte, dass Dir hier nur Sprachen angezeigt werden, die unter Einstellungen > Shop > Sprachen angelegt sind. Weitere Informationen zu den Sprachen findest Du im entsprechenden Wiki-Artikel Sprachen.

Informationen (2)

• Name: Der Name wird u.a. in der Übersicht auf der Startseite der E-Mail-Vorlagen verwendet

• Beschreibung: Füge eine Beschreibung hinzu, um auf einen Blick erkennen zu können, wofür diese Vorlage verwendet werden soll

• Verkaufskanal: Hierüber legst Du fest, in welchen Verkaufskanälen diese Header & Footer verwendet werden

Mail-Header (3)

Hinterlege hier den E-Mail-Header im Plaintext und HTML-Format. Im HTML Format ist es u.a. denkbar, ein Logo einzubinden.
Ein Logo könnte z.B. wie folgt eingebunden werden

 <img src="https://meinshop.de/media/00/a1/2b/12345678/logo.png" alt="Logo" />

Mail Footer (4)

Hier kannst Du die E-Mail-Footer in Plaintext und HTML hinzufügen.

Variablen im Mail-Text

Im Mail-Text kannst Du Variablen verwenden, um auf Informationen des Kunden oder aus Deinem Shop zuzugreifen und diese in die E-Mail zu schreiben. Auf der rechten Seite findest Du eine Liste aller Variablen über den Button </>. Darunter kannst Du dir mit dem Auge-Symbol die aktuelle E-Mail Vorlage anzeigen lassen. 

Die Variablen setzen sich aus einem oder mehrerer Arrays zusammen, gefolgt von der eigentlichen Variable. Verwendet werden die Variable innerhalb von zwei geschweiften Klammern. 
Die Arrays benennen den Bereich oder den Unterbereich, aus dem eine Variable verwendet wird. Getrennt werden die Arrays und die Variable mit einem Punkt. 

Beispiel:

{{order.orderCustomer.firstName}}

Dieses Beispiel zeigt den Vornamen des Kunden. Die Variable heißt firstName und befindet sich im Array orderCustomer, welches sich wiederum im Array order befindet. 

Wenn Du im Mailtext die zwei vorgestellten geschweiften Klammern schreibst, werden Dir die verfügbaren Arrays angezeigt, welche Dir in der jeweiligen E-Mail Vorlage zur Verfügung stehen. Mit Enter kannst Du das Array aussuchen. Im Beispiel der Passwort Wiederherstellungs-E-Mail steht Dir das Array customerRecovery zur Verfügung. 

Wenn Du anschließend hinter dem Array einen Punkt schreibst, werden dir alle Unterarrays und Variablen angezeigt, die innerhalb dieses Arrays verfügbar sind. Wähle hier nun ein Array aus und schreibe einen Punkt dahinter. In diesem Beispiel befinden sich 3 Elemente, die Du mit den Pfeiltasten auswählen und mit Enter bestätigen kannst. 

Ist das gewählte Element die gewünschte Variable, kannst Du diese mit zwei geschlossenen geschweiften Klammern abschließen. Handelt es sich wie in diesem Beispiel bei customer um ein weiteres Array, kannst Du Dir mit einem Punkt die Elemente in diesem Array ansehen. Dies wiederholst Du, bis Du die passende Variable gefunden hast. 

Im Folgenden führen wir die wichtigsten Variablen in den jeweiligen Arrays auf:

Customer

Hier siehst Du die wichtigsten Variablen, die im Array Customer verfügbar sind. 

Das Array ist in folgenden Mail Vorlagen aus dem Standard verfügbar: 

• Kundengruppenwechsel akzeptiert

• Kundengruppenwechsel abgelehnt

• Kunden-Registrierung

• Double-Opt-In-Registrierung

• Double-Opt-In-Gast-Bestellung

• Kunden Gruppen Registrierung Akzeptiert

• Kunden Gruppen Registrierung Abgelehnt

• Passwort Änderungsanfrage

customerGroup

Hier siehst Du die wichtigsten Variablen, die im Array customerGroup verfügbar sind. 
 

Das Array ist in folgenden Mail Vorlagen aus dem Standard verfügbar: 

• Kunden Gruppen Registrierung Akzeptiert

• Kunden Gruppen Registrierung Abgelehnt

Passwort Wiederherstellung/Recovery

Für die Wiederherstellung der Passwörter existieren 3 Vorlagen

• Die Passwort Änderungsanfrage(1) stammt aus der Historie, und hat keinen Focus auf Kunde oder Admin-User
• Die Benutzer Passwort Wiederherstellung(2-3) ist die aktuelle Vorlage. Diese ist in 2 Versionen vorhanden. Eine für das Zurücksetzen des Kunden-Passwort und eine für den Reset eines Admin-Users. Dies ist innerhalb der Texte erkennbar, und kann ggf, über die Beschreibung erkennbar gemacht werden.
  Vorlage Admin:
  
  
  Vorlage Kundenlogin:
  

customerRecovery

Hier siehst Du die wichtigsten Variablen, die im Array customerRecovery verfügbar sind. 
 

Das Array ist in folgenden Mail Vorlagen aus dem Standard verfügbar: 

• Passwort Änderungsanfrage

userRecovery

Hier siehst Du die wichtigsten Variablen, die im Array userRecovery verfügbar sind. 
 

Das Array ist in folgenden Mail Vorlagen aus dem Standard verfügbar: 

• Benutzer Passwort Wiederherstellung

newsletterRecipient

Hier siehst Du die wichtigsten Variablen, die im Array newsletterRecipient verfügbar sind. 
 

Das Array ist in folgenden Mail Vorlagen aus dem Standard verfügbar: 

• Newsletter-Registrierung
• Newsletter Double-Opt-In

contactFormData

Hier siehst Du die wichtigsten Variablen, die im Array contactFormData verfügbar sind. 
 

Das Array ist in folgenden Mail Vorlagen aus dem Standard verfügbar: 

• Kontaktformular

order

Hier siehst Du die wichtigsten Variablen, die im Array order verfügbar sind. 

Das Array ist in folgenden Mail Vorlagen aus dem Standard verfügbar: 

• Bestellbestätigung

• Eintritt Lieferstatus: Offen

• Eintritt Lieferstatus: Versandt

• Eintritt Lieferstatus: Teilweise versandt

• Eintritt Lieferstatus: Abgebrochen

• Eintritt Lieferstatus: Retour

• Eintritt Zahlungsstatus: Erstattet

• Eintritt Zahlungsstatus: Bezahlt

• Eintritt Zahlungsstatus: Offen

• Eintritt Zahlungsstatus: Teilweise erstattet

• Eintritt Zahlungsstatus: Erinnert

• Eintritt Zahlungsstatus: Teilweise bezahlt

• Eintritt Zahlungsstatus: Abgebrochen

• Eintritt Bestellstatus: Offen

• Eintritt Bestellstatus: In Bearbeitung

• Eintritt Bestellstatus: Abgebrochen

• Eintritt Bestellstatus: Abgeschlossen

Beispiel: Individuelles E-Mail Template abhgängig von der Zahlungsart

Oft kommt es vor, dass pro Zahlungsart ein individuelles E-Mail Template benötigt wird. Zum Beispiel bei einer Bestellbestätigung. Bei der Zahlungsart Vorkasse sollen in der E-Mail am besten automatisch die passenden Bankdaten hinterlegt sein. Hierzu ist es notwendig, die ID der Zahlungsart herauszufinden und per Variable in das E-Mail Template einzubauen.

Die ID einer Zahlungsart erhältst Du, indem Du in Deiner Administration unter Einstellungen > Zahlungsarten z.B. "Vorkasse" aufrufst. Die ID befindet sich nun in der URL.

Die ID kannst Du nun in das E-Mail-Template einfügen. Dieses kann bei Vorkasse wie folgt aussehen:

{% for transactions in order.transactions %}
{% if transactions.paymentMethodId == "ID-aus-der-URL" %}

Bitte überweise uns den Betrag in Höhe von XX EUR innerhalb von 3 Tagen auf die unten stehende Kontoverbindung, damit wir dein Paket so schnell wie möglich versenden können.

Unsere Bankverbindung:
IBAN: DEXX XX
BIC: XXXX
Verwendungszweck: {{ order.orderNumber }}
Zu überweisender Gesamtbetrag: XXX €
{% endif %}
{% endfor %}

salesChannel

Hier siehst Du die wichtigsten Variablen, die im Array salesChannel verfügbar sind. 
Das Array salesChannel ist in allen Mail Vorlagen aus dem Standard verfügbar.

Zusatzfelder

Im Bereich Einstellungen > System > Zusatzfelder kannst Du ein Zusatzfeld anlegen und dieses in der E-Mail-Vorlage nutzen. 
Wie Du ein Zusatzfeld anlegst und es konfigurierst, findest Du hier.
Nachdem Du ein Zusatzfeld angelegt und den Bereich angegeben hast, wo es verwendet werden soll, kannst Du es jetzt in der E-Mail-Vorlage nutzen.
Hast Du das Zusatzfeld für den Kundenbereich gewählt, so sieht die Variable so aus: 

{{customer.customFields.Zusatzinfo}}

"Zusatzinfo" dient hier als Beispiel für den technischen Namen des Zusatzfeldes. 


Es empfiehlt sich das Ganze mit dem Flow Builder abzubilden. 

Zunächst einmal musst Du hierfür eine Regel im Rule Builder definieren.

 

Im Anschluss muss der entsprechende Flow eingerichtet werden