Dokumente

In den Dokumenteneinstellungen konfigurierst du die Vorlagen für die durch Shopware generierten Dokumente, wie zum Beispiel die Rechnung und den Lieferschein. Du hast u.A. die Möglichkeit, dein Firmenlogo einzubinden und Bankverbindung zu hinterlegen.

Das Modul öffnest du im Admin unter Einstellungen > Handel > Dokumente.

Hinweis: Wenn du mehrere Verkaufskanäle in unterschiedlichen Sprachen nutzt, empfiehlt es sich, für jeden Kanal ein eigenes Dokument zu erstellen. So stellst du sicher, dass alle Inhalte sprachlich korrekt und über alle Verkaufskanäle hinweg konsistent bleiben.

Hier erhältst du zunächst eine Übersicht vorhandener Vorlagen. Im Standard liefert Shopware bereits globale Vorlagen für Lieferschein, Rechnung, Gutschrift und Stornorechnung. Um diese zu bearbeiten, kannst du über die Schaltfläche mit den drei Punkten (1) das Kontextmenü öffnen und dort über Bearbeiten (2) die Konfiguration der Vorlage öffnen.
Im Kontextmenü hast du außerdem die Möglichkeit, eine Vorlage zu löschen (3).

Zusätzlich kannst du eigene Vorlagen erstellen, die du einzelnen oder mehreren Verkaufskanälen zuordnest und die dann die globale Vorlage überschreiben. Die Maske für die Neuerstellung öffnet, wenn du über die Schaltfläche Dokument anlegen.

Die grundlegenden Einstellungsmöglichkeiten für die 4 verschiedenen Dokumententypen unterscheiden sich nicht.

Eine Anleitung, wie du das Layout der Dokumente anpassen kannst, findest du hier.

Konfigurationsmöglichkeiten

Zwischen dem Erstellen einer neuen Vorlage und dem Bearbeiten einer existierenden Vorlage gibt es keine grundlegenden Unterschiede.

Zuweisung

Dokumententyp (kann nur bei eigenen Dokumentenvorlagen geändert werden): Hiermit wird definiert, für welche Dokumente diese Vorlage verwendet wird (Lieferschein, Rechnung, Gutschrift oder Stornorechnung).

Einstellungen

In den Einstellungen definierst du u. a. den Aufbau der Dateinamen der zu generierenden PDF-Dateien, legst das allgemeine Styling des Dokuments fest und definierst, welche Bestellinformationen ausgegeben werden sollen.

Name (1): Hier trägst du den Namen der Vorlage ein, der z. B. in der Vorlagenübersicht angezeigt wird.
Geschäftslogo (2): Dieses Modul ermöglicht dir, dein Geschäftslogo auf dem Dokument auszugeben. Das Logo wird im Standard oben im Dokument eingebunden.
Dateinamen-Präfix (3): Der hier eingetragene Wert wird beim Generieren eines PDF-Dokumentes vor die Dokumentennummer gestellt.
Dateinamen-Suffix (4): Der hier eingetragene Wert wird beim Generieren eines PDF-Dokuments hinter die Dokumentennummer angehängt.
Seitenausrichtung (5): Definiere hier, ob das Dokument als Portrait (Hochformat) oder als Landscape (Querformat) erstellt werden soll.
Seitenformat (6): Wähle hier die Dokumentengröße aus; Standard ist A4.
Positionen pro Seite (7): Konfiguriere hier, wie viele Positionen pro Seite im Dokument den Seitenumbruch auslösen sollen.
Dateiformate (8): Für jedes ausgewählte Format wird eine Mediendatei bereitgestellt. Du kannst PDF und/oder HTML auswählen.
Kopfzeile anzeigen (9): Aktiviere diese Option, um die Kopfzeile im Dokument anzuzeigen.

Die Daten für den Briefkopf werden aus den Stammdaten des Verkaufskanals, in dem die Bestellung aufgegeben wurde, sowie den Bestelldaten (Kundennummer, Bestellnummer und Bestelldatum) generiert.

Fußzeile anzeigen (10): Aktiviere diese Option, um die Fußzeile im Dokument anzuzeigen.

Die in der Fußzeile angezeigten Daten kannst du in den Geschäftseinstellungen konfigurieren.

Seitennummerierung anzeigen (11): Lege fest, ob die Seitennummerierung unten im Dokument aufgedruckt werden soll.
Bestellpositionen anzeigen (12): Ermöglicht dir, den gesamten Bereich der Bestellpositionen anzuzeigen.
Bestellpositionen nummerieren (13): Fügt im Produktbereich des Dokuments eine Spalte zur Nummerierung ein.
Preise anzeigen (14): Wenn diese Option aktiviert ist, werden MwSt., Produkt-Einzelpreis und Produkt-Gesamtpreis angezeigt.
Dokument in „Mein Konto“ Bereich anzeigen (15): Aktivierst du diese Option, werden alle Dokumente dieser Art, die an den Kunden gesendet werden, zusätzlich im „Mein Konto Bereich“ des Kunden im Frontend angezeigt. Dies gilt jedoch nicht rückwirkend für vorher erstellte Dokumente.
Der Kunde findet das Dokument im Bereich „Bestellungen“, wenn er die entsprechende Rechnung öffnet.

Abweichende Lieferadresse anzeigen (16): Diese Option steht nur für Dokumente der Rechnung (Invoice) zur Verfügung. Wenn diese aktiv ist, wird auf der Rechnung zusätzlich die Lieferadresse angegeben, sofern sie von der Rechnungsadresse abweicht.
Hinweis „innergemeinschaftliche Lieferung“ anzeigen (17): Diese Option steht nur für Dokumente der Typen Rechnung (invoice) und Stornorechnung (cancellation invoice) zur Verfügung. Der Hinweis wird bei Ländern, die Mitgliedstaaten der Europäischen Union sind und die Option "Steuerfrei B2B" aktiv haben, angezeigt. Die Einstellungen dafür findest du unter Einstellungen > Länder.
Kunden -USt-ID anzeigen (18): Zeigt die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden in der Kopfzeile des Dokuments an.

Geschäftseinstellungen

Rücksendeangabe anzeigen (1): Fügt die Geschäftsadresse als Rücksendeangabe über der Kundenadresse im Anschriftfeld ein.
Geschäftsadresse anzeigen (2): (De)aktiviere die Anzeige der Geschäftsadresse im Adressfeld oberhalb der Kundenadresse.
Straße (3): Trage hier die Straße ein, die ggf. über die Kundenanschrift eingebunden werden soll.
Postleitzahl (4): Trage hier die Postleitzahl ein, die ggf. über die Kundenanschrift eingebunden werden soll.
Stadt (5): Trage hier die Stadt ein, die ggf. über die Kundenanschrift eingebunden werden soll.
Land (6): Trage hier das Land ein, die ggf. über die Kundenanschrift eingebunden werden soll.
Geschäftsname (7): Wird unten auf dem Dokument, oberhalb der Steuerinformationen, angezeigt.
Geschäfts-E-Mail-Adresse (8): Wird oben rechts im Briefkopf eingebunden.
Geschäfts-Telefon (9): Wird oben rechts im Briefkopf eingebunden.
Geschäfts-Webseite (10): Wird ebenfalls oben im Briefkopf angezeigt.
Geschäfts-Steuernummer (11): Wird unten links bei den Steuerinformationen eingefügt.
Finanzamt (12): Hier kannst du das zuständige Finanzamt eintragen.
Geschäfts-USt-ID (13): Wird zusammen mit der Steuernummer in den Steuerinformationen angezeigt.
Bank (14): Wird als zweite Spalte die Bankverbindung unten eingebunden.
IBAN (15): Wird unterhalb des Banknamens angezeigt.
BIC (16): Wird zusätzlich zu den Bankinformationen eingefügt.
Gerichtsstand / Handelsregister-Nr. (17): Als dritte Spalte werden weitere rechtliche Informationen, wie etwa der Gerichtsstand, eingeblendet.
Erfüllungsort (18): Zusätzlich zum Gerichtsstand wird hier auch der Erfüllungsort angezeigt.
Geschäftsführer (19): In der vierten Spalte werden der/die Geschäftsführer dargestellt.
Fälligkeit der Zahlung (20): Hier kann ein Wert wie z.B. 2 Tage angegeben werden. Dieser Wert wird nur in der E-Rechnung im XML-Format angezeigt und nicht direkt auf der Rechnung.

Beispiel

Anhand der Rechnung zeigen wir dir die konfigurierbaren Bereiche vereinfacht.

Blau: Das sind konfigurierbare Bereiche aus den Einstellungen. Die Briefanrede kann im Admin unter Einstellungen > Kunde > Anreden konfiguriert werden.

Gelb: Hierbei handelt es sich um konfigurierbare Felder aus den Geschäftseinstellungen.

Anpassung am Dokumenten-Template

Wenn du tiefergehende Anpassungen an den Dokumenten vornehmen möchtest, ist dies nur auf Dateiebene möglich.

Eine Anleitung findest du in unserer Template-Dokumentation.