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Bestellungen
Übersicht
Die Bestellübersicht bietet Dir eine Auflistung (1) aller getätigten Bestellungen Deiner Kunden.
Über den Button Bestellung anlegen (6) kannst Du das Modul zum Erstellen einer Bestellung aufrufen. Weitere Informationen zur Anlage einer Bestellung erhältst Du hier.
Du hast hier in der Übersicht die Möglichkeit, über das Dropdown-Menü (2) einzelne Spalten aus-/einblenden (4) zu lassen oder auch einen Kompaktmodus (3) zu nutzen, welcher Dir die angezeigte Tabelle noch einmal etwas weiter zusammenfasst.
Ebenso kannst Du hier die Sortierung der einzelnen Spalten (5) manuell festlegen, um diese Deinen Wünschen entsprechend anzupassen.
Rechts neben der Übersicht findest Du Filter (7), um die angezeigten Bestellungen zu aktualisieren oder weiter zu filtern und somit genauer einzugrenzen.
Filter
Klickst Du den Filter-Button an, so erhälst Du die folgenden Filteroptionen, um die Liste deiner Bestellungen zu reduzieren.
Du kannst hier eine Kombination von diversen Filterkriterien zusammenstellen. Sie werden kombininerend geprüft. Jede weitere Angabe reduziert die Liste der Bestellungen.
Filteroptionen
Filter-Optionen | Beschreibung |
|---|---|
Affiliate-Code (1) | Mit der Option Affiliate-Code können alle Bestellungen gefiltert werden, die über den gewählten Affiliate-Code getätigt wurden. |
Kampagnen-Code (2) | Hier werden alle Bestellungen gefiltert, die über die gewählte Kampagne getätigt wurde. |
Dokumente (3) | Wähle, ob Du Bestellungen mit oder ohne Dokumentenanhang filtern möchtest. |
Bestelldatum von und Bis (4) | Wähle hier einen Zeitraum, in dem eine Bestellung getätigt wurde. Üebr das Kalendersymbol erhälst Du eine Kalenderauswahl. |
Bestellstatus (5) | Filtert nach dem Status der Bestellungen. |
Zahlungsstatus (6) | Sucht in den Bestellungen nach dem gewählten Zahlungsstatus. |
Lieferstatus (7) | Wähle hier nach dem entsprechenden Lieferstatus, in dem sich ein Bestellung befinden soll. |
Zahlungsart (8) | Filtert in den Bestellungen nach der Art der Zahlung. |
Versandart (9) | Durchsucht die Bestellungen nach der gewählten Versandart. |
Verkaufskanäle (10) | Filtere die Bestellungen nach dem/den Verkaufskanälen die in deinem Shop zur Verfügung stehen. |
Rechnungsland (11) | Filtert die Bestellungen nach dem Rechnungsland. |
Lieferland (12) | Durchsucht die Bestellungen nach den Ländern, in welche Diese geliefert werden/wurden. |
Kundengruppe (13) | Bricht die Liste auf alle Bestellungen der gewählten Kundengruppe(n) herunter. |
Tags (14) | Filtert in den Bestellungen nach enthaltenen Tags. |
Produkte (15) | Bietet die Möglichkeit, die Bestellungen nach bestimmten enthaltenen Produkten zu filtern.Eine Mehrfachauswahl ist möglich. |
Bestelldetails
Die Bestelldetails lassen sich mit einem Klick auf die Bestellnummer (1) oder den Punkt Anzeigen und Löschen (3) innerhalb des Kontextmenüs (2) der Bestellung öffnen.
Hier kannst Du die ausgewählte Bestellung im Detail einsehen und die Positionen, sowie das Rechnungswesen verwalten oder die Bestellung löschen.
Nachdem eine Rechnung erstellt wurde, lässt sich die Option Löschen allerdings nicht mehr auswählen.
Details
In der Detail-Ansicht erhältst Du mehr Informationen über die Bestellung.
Du kannst die jeweilige Bestellung dort stornieren, sofern dies erforderlich ist.
Kundendaten: Hier siehst Du alle persönlichen Daten des Kunden, der diese Bestellung getätigt hat, noch einmal in einer Übersicht.
Bestelldaten: Du hast hier die Ansicht auf alle zusätzlichen Details zu dieser Bestellung, sowie die gewählte Versand- und Zahlungsart.
Positionen
Hier hast Du die Möglichkeit die einzelnen Positionen dieser Bestellung einzusehen, sowie die Kalkulation der Summe der Positionen.
Außerdem kannst Du hier neue Produkte als Position hinzufügen, bestehende bearbeiten oder diese entfernen.
Die Positionen der Bestellung können, je nach Deinen Konfigurationen, auch andere Steuern haben und werden hier entsprechend einzeln zu einem Gesamtpreis zusammen kalkuliert.
Dies ermöglicht Dir hier Mischwarenkörbe für Deine Kunden anzubieten.
Statusverlauf
Der Statusverlauf ermöglicht es Dir, den Zahlungs-, Liefer- sowie Bestellstatus der Bestellung anzupassen.
Sollten hier bereits Änderungen vorgenommen sein, so zeigt Dir das Modul auch eine Historie mit einem genauen Zeitstempel zu der entsprechenden Änderung an.
Einige Status besitzen eine Abhängigkeit untereinander und können erst ausgewählt werden, wenn die Bestellung bereits einen bestimmten Status besitzt.
Beispielsweise kann der Zahlungsstatus Erstattet, Teilweise erstattet oder Rückbuchung erst dann vergeben werden, wenn die Bestellung zuvor den Zahlungsstatus Bezahlt oder Teilweise bezahlt gehabt hat.
Genauso kann der Lieferstatus erst dann auf den Status Retour oder Teilretour gesetzt werden, wenn die Bestellung zuvor den Lieferstatus Versandt oder Teilweise versandt hatte.
Der Bestellstatus kann erst auf Abgeschlossen gesetzt werden, wenn man den Status bereits auf In Bearbeitung gesetzt hat. Um ihn dann wieder auf Offen zurück zu stellen, muss der Bestellstatus erst auf Abgeschlossen oder auf Abgebrochen gesetzt werden.
Löst der Kunde eine Bestellung aus, werden die gekauften Produkte zunächst nur vom verfügbaren Lagerbestand abgezogen. Erst wenn Du den Bestellstatus auf Abgeschlossen setzt, werden die gekauften Produkte auch vom Lagerbestand abgezogen.
Bei einer Retoure ist der Bestellstatus für die Lagerrückbuchung ausschlaggebend. Sobald Du den Bestellstatus von Abgeschlossen auf Abgebrochen setzt, werden der Lagerbestand und der verfügbare Bestand um die Menge der Positionen erhöht. Damit der Bestellstatus auf Abgebrochen gesetzt werden kann, muss dieser vorher auf Offen stehen.
Der Lieferstatus Retour oder Teilretour hat keine Auswirkung auf den Lagerbestand. Die Funktion einer Teilretour ist im Standard von Shopware momentan nicht integriert. In Shopware Rise wird es zukünftig ein Retouren-Management geben. Genauere Informationen dazu findest Du hier.
Als Behelfslösung kannst Du eine Stornorechnung für die gesamte Bestellung erstellen. Danach bearbeitest Du die Bestellung und löschst die retournierten Artikel aus den Positionen. Jetzt kannst Du eine neue Rechnung für die verbliebenen Artikel erstellen.
Da in diesem Verfahren der Bestellstatus nicht geändert wird, muss der Lagerbestand im Artikel manuell angepasst werden.
Wenn Du einen Status über das jeweilige Dropdown-Menü änderst, öffnet sich ein Modal, über das Du eine E-Mail zu dem neuen Status an den Kunden senden kannst.
Außerdem kannst Du der E-Mail bereits zu der Bestellung generierte Dokumente (z.B. Lieferschein oder Rechnung) beifügen.
Die mitzusendenden Dokumente kannst Du aus der Liste auswählen (1). Solltest Du keine E-Mail versenden wollen, setze vor dem Aktualisieren des Status (3) den Schalter bei E-Mail an Kunden senden (2) auf inaktiv.
Die E-Mail wird durch eine Vorlage vom entsprechenden Typ gefüllt.
Sollte dem Verkaufskanal, in dem die Bestellung getätigt wurde, noch keine entsprechende Vorlage zugewiesen worden sein, erhältst Du zunächst ein Auswahlfenster, in dem Du dann die Vorlage zuweisen kannst.
Ein X bedeutet, dass der Beleg noch nicht versendet wurde. Bei einem √ wurde der Beleg bereits versendet.
In der Übersicht kannst Du aus vorhandenen Vorlagen (1) auswählen. Sollte keine bzw. keine passende Vorlage vorhanden sein, kannst Du direkt den Editor zur Erstellung einer Vorlage (2) aufrufen. Die Auswahl kannst Du über den Button E-Mail-Template zuweisen (3) bestätigen, anschließend wird der neue Status gesetzt.
Solltest Du den Status ohne Zuweisung eines E-Mail-Templates ändern wollen, kannst Du dies über den Button Kein E-Mail-Template zuweisen (4) machen.
Du kannst in den Business-Events festlegen, für welchen Status welches E-Mail-Template verwendet werden soll. Wie Du die Business-Events verwendest erfährst Du hier.
Lieferung
Hier werden Dir alle Daten zur Lieferung der Bestellung angegeben.
Diese beinhalten die Versandart, das Lieferdatum, die Versandkosten, sowie die Adresse, an welche die Bestellung geliefert werden soll.
Belege
Das Belege-Modul bietet Dir die Möglichkeit, Belege und Dokumente zu der entsprechenden Bestellung zu erzeugen.
Die Dokumententemplates hierfür verwaltest Du innerhalb des Dokumenten-Moduls, in Deinen Einstellungen.
Nachdem Du auf Neu erstellen geklickt hast, kannst Du auswählen, welche Art von Dokumenten Du für diese Bestellung erstellen möchtest. Um das Dokument nun zu erstellen, triffst Du noch folgende Einstellungen:
Nummer und Datum (1): Trage hier die Nummer des Dokuments ein sowie das Datum, welches auf dem Dokument eingetragen werden sollen. Diese Angaben sind notwendig, wenn Du die Dokumente über Shopware erstellen lässt. Standardmäßig wird als Nummer die nächste Nummer aus dem jeweiligen Nummernkreis gewählt.
Eigenes Dokument (2): Wenn Du die Dokumente wie Rechnungen oder Lieferscheinen nicht mit Shopware erstellen lassen möchtest, sondern die Belege Dir schon als PDF vorliegen, aktivierst Du diese Option. In einem weiteren Schritt hast Du dann die Möglichkeit, diese PDF hochzuladen. Die Eingaben Nummer und Datum werden in diesem Fall nicht auf dem Dokument wiedergegeben.
Kommentar (3): Der Kommentar wird im Standard unten auf dem Dokument vermerkt.
Vorschau (4): Über diesen Button kannst Du Dir im Browser ansehen, wie der von Shopware erstellte Beleg aussehen würde. Eigene Dokumente werden hier nicht berücksichtigt.
Bestellung bearbeiten
Wenn Du die Bestelldetails einer Bestellung geöffnet hast, kannst Du über den Bearbeiten Button rechts oben die Bearbeitungs-Maske der Bestellung aufrufen.
Details
Tags (1): Die Tags ermöglichen es Dir, Schlagwörter für Dein Produkt zu hinterlegen. Diese Schlagwörter können dann z.B. innerhalb der Regeln genutzt werden. Wenn Du in das Feld klickst, werden Dir die bereits bei anderen Produkten, aber auch bei Medien oder Kunden hinterlegten Schlagwörter angezeigt. Um ein neues Wort hinzuzufügen, kannst Du dieses einfach in das Feld schreiben und mit Enter bestätigen.
E-Mail-Adresse (2): Hier kannst Du die E-Mail-Adresse dieser Bestellung ändern. Alle Status Mails verwenden dann die neue E-Mail-Adresse für die Zustellung der E-Mails. Die Standard E-Mail-Adresse des Kundenkontos wird dadurch nicht verändert.
Telefonnummer (3): Hier kannst Du für eventuelle Rückfragen für diese Bestellung eine Telefonnummer hinterlegen.
Adressen (4): An dieser Stelle kannst Du die Lieferadresse sowie die Rechnungsadresse dieser Bestellung ändern. Die Standard Lieferadresse und Rechnungsadresse des Kunden wird dadurch nicht verändert.
Sendungsnummern (5): Hier kannst Du eventuelle Tracking-Codes des Versanddienstleisters eintragen. Dem Kunden wird diese Nummer in seinem Kundenkonto in den Details der jeweiligen Bestellung angezeigt.
Positionen
Im Bereich Positionen kannst Du Positionen der Bestellung entfernen oder hinzufügen. Hierbei kann sowohl der Preis, die Menge, als auch der Steuersatz individuell angepasst werden.
Löschen (1): Um Positionen zu entfernen, markiere Sie auf der linke Seite. Über der Tabelle erscheint dann eine Schaltfläche Löschen, um die ausgewählten Positionen zu entfernen.
Produkt hinzufügen (2): Hier hast Du die Möglichkeit, über ein Dropdown-Menü ein angelegtes Produkt hinzuzufügen.
Leere Position hinzufügen (3): Hier kannst Du eine Position hinzufügen. Statt dem Dropdown-Menü kannst Du hier aber selber einen Namen für die Position nennen und dann einen eigenen Preis und einen Steuersatz angeben.
Gutschrift hinzufügen (4): Auch hier fügst Du eine leere Position ein und vergibst selber einen Namen. Als Bruttopreis gibst Du aber einen negativen Betrag ein. Der Steuersatz richtet sich zunächst automatisch nach den Steuersätzen, die bereits in der Bestellung vorhanden sind. Sind Produkte mit unterschiedlichen Steuersätzen in der Bestellung, wird hier auto angegeben und der Steuersatz von dem Produkt genommen, welcher zuerst hinzugefügt wurde.
Produkt anzeigen (5): Hier gelangst Du zur Konfigurationsseite des jeweiligen Produktes.
Mehrfachänderung
Die Mehrfachänderung bietet Dir eine einfache und schnelle Möglichkeit, mehrere Bestellungen gleichzeitig zu ändern.
Du kannst einzelne Bestellungen auswählen (1) oder alle Bestellungen (2), die auf dieser Seite angezeigt werden. Du hast auch die Möglichkeit, Bestellungen auf mehreren Seiten auszuwählen. Es können maximal 1000 Bestellungen ausgewählt werden. Die Anzahl deraktuell ausgewählten Bestellungen (3) wird oberhalb der Bestellungen angezeigt. Die Option, die Auswahl aller Bestellungen aufzuheben (4), wird nur angezeigt, wenn Du Bestellungen von mehreren Seiten ausgewählt hast. Um die ausgewählten Bestellungen zu bearbeiten, klicke auf Mehrfachänderung (5).
Nachdem Du auf "Mehrfachänderung" geklickt hast, erscheint ein Pop-up-Fenster, das Dir die ausgewählten Bestellungen anzeigt.
In dieser Übersicht hast Du die Möglichkeit, Bestellungen aus Deiner aktuellen Auswahl zu entfernen. Wenn Du mit Deiner Auswahl zufrieden bist, klicke auf Beginne die Mehrfachänderung.
Status
Du hast die Möglichkeit, den Status oder gleich mehrere Status der ausgewählten Bestellungen zu ändern.
(1) Zahlungsstatus: Wähle diese Option, um den Zahlungsstatus der Bestellungen zu ändern.
(2) Lieferstatus: Wähle diese Option, um den Lieferstatus der Bestellungen zu ändern.
(3) Bestellstatus: Wähle diese Option, um den Bestellstatus der Bestellungen zu ändern.
(4) Versende: Status-E-Mails: Sobald Du mindestens einen Status änderst (Zahlungs-, Liefer- oder Bestellstatus) kannst Du entscheiden, ob der Kunde eine E-Mail über die Statusänderung erhalten soll.
Wenn diese Option deaktiviert ist, werden grundsätzlich keine E-Mails mehr versendet. Dies ist relevant, falls Du einen Flow definiert hast, der E-Mails versendet und beispielsweise durch die Mehrfachänderung eines Status ausgelöst wird. Bedeutet: Wenn die Option deaktiviert ist, werden auch keine E-Mails mehr über den Flow versendet, auch wenn dieser trotzdem ausgeführt werden kann.
(5) Verschicken: Dokumente: Diese Option ist verfügbar, sobald die vorherige (4) aktiviert ist.
Hier kannst Du nun auswählen, ob der Kunde neben der Status-E-Mail ebenfalls einen Beleg erhalten soll. Sollten bereits Belege vorhanden sein, werden diese automatisch als Anhang in der Status-E-Mail an den Kunden versendet. Wichtig ist hierbei aber, dass immer nur der aktuellste Beleg verwendet wird. Wenn Du also einen Beleg per Merfachänderung erstellst, wird auch genau dieser verschickt. Unabhängig davon, ob es bereits einen anderen Beleg gibt.
Über die Checkbox "Bereits versendete Dokumente überspringen" kannst Du ausschließen, dass der Kunde einen doppelten Beleg erhält.
Bitte beachte, dass es nur möglich ist, den Auftragsstatus in einen Status zu ändern, der für alle ausgewählten Aufträge gültig ist.
Ein Auftrag mit dem Status "offen" kann z.B. in "in Bearbeitung" geändert und storniert werden, ein Auftrag mit dem Status "in Bearbeitung" kann in "erledigt" geändert und storniert werden. Wenn Du einen offenen und einen in Bearbeitung befindlichen Auftrag auswählst, kannst Du diesen nur in storniert ändern, da dies der einzige Status ist, der für beide Aufträge gültig ist.
Dokumente erstellen
Mit der Mehrfachänderungen kannst Du Dokumente für die ausgewählten Bestellungen erstellen. Auch die Erstellung mehrerer Dokumente auf einmal ist möglich. Ist ein Dokument allerdings bereits vorhanden, wird dies über die Mehrfachänderung nicht erneut erstellt.
Rechnung
Um eine Rechnung zu erstellen, musst Du ein Datum auswählen. Optional kannst Du noch einen Kommentar hinterlegen.
Zusätzlich wird bei der Erstellung der Rechnung der Wert des zugehörigen Nummernkreises erhöht. Dies geschiet automatisch, sodass Du hier keine weiteren Angaben machen musst.
Stornorechnung
Bei einer Stornorechnung wird ebenfalls automatisch der Wert des zugehörigen Nummernkreises erhöht. Auch hier musst Du keine manuelle Rechnungsnummer hinterlegen, da immer die letzte Referenzrechnungsnummer verwendet wird.
Zusätzlich kannst Du noch ein Datum sowie einen Kommentar hinterlegen.
Lieferschein
Beim Lieferschein wird ebenfalls automatisch der Wert des zugehörigen Nummernkreises erhöht. Zusätzlich kannst Du noch ein Datum sowie einen Kommentar hinterlegen.
Gutschrift
Dieses Dokument wird nur erstellt, wenn sich eine Gutschriftposition in der Bestellung befindet.
Ähnlich wie bei den anderen Dokumenten wird auch bei der Gutschrift der Wert des zugehörigen Nummernkreises erhöht. Zusätzlich kannst Du noch ein Datum sowie einen Kommentar hinterlegen.
Herunterladen
Über diese Option kannst Du die Dokumente herunterladen. Hierbei ist nicht einmal notwendig, über die Mehrfachänderung neue Dokumente zu erstellen. In diesem Fall werden einfach immer die aktuellsten Dokumente/ Belege der Bestellung verwendet.
Du kannst die Dokumente herunterladen nachdem Du die Mehrfachänderung durchgeführt hast. Die einzelnen Dokumente werden in einer zusammengeführten PDF-Datei bereitgestellt.
Mehrfachänderung anwenden
Wenn Du alle Deine Konfiguration durchgeführt hast und auf Änderungen übernehmen klickst, wird Dir im vorletzten Schritt noch ein Pop-up angezeigt.
In einem Popup wird Dir die Anzahl der zu ändernden Bestellungen angezeigt. Du musst dies bestätigen, indem Du auf Änderungen anwenden klickst.
Flows auslösen
Solltest Du bei Deiner Mehrfachänderung Status-E-Mails verschicken, kann es passieren, dass alle im Flow Builder angelegten Trigger für alle Änderungen dieser Mehrfachänderung ausgeführt werden. Dies kann unter Umständen dazu führen, dass Flows doppelt ausgeführt werden. Mit der Option Flows auslösen (1) kannst Du dies unterbinden.
Nach erfolgreicher Mehrfachänderung erscheinbt folgende Meldung. Solltest Du zuvor die Download-Funktion aktiviert haben, kannst Du wie beschrieben die Dokumente als PDF herunterladen.
Der Bezahlvorgang in Shopware 6
In Shopware 6 ist die Zahlung und die Bestellung komplett losgelöst voneinander. Das heißt, anders als in Shopware 5, wird eine Bestellung bereits dann ausgelöst, sobald der Kunde auf Zahlungspflichtig bestellen klickt.
Der Zahlungsstatus bleibt dann zunächst Offen. Sobald der Kunde die Zahlung abgewickelt hat, ändert sich der Zahlungsstatus auf Bezahlt. In der Regel führt der Kunde diese Zahlung (wenn er beispielsweise zu PayPal weitergeleitet wird) direkt nach dem Bestellvorgang durch.
Sollte es mal dazu kommen, dass der Bezahlvorgang durch den Kunden oder einen Fehler abgebrochen wird, kann der Kunde die Zahlung auch zu einem späteren Zeitpunkt noch mal in seinem Kundenkonto anstoßen oder die Zahlungsart ändern.
Weitere Informationen zu der abgebrochenen Bestellung mit PayPal findest Du in unserem FAQ.
In der Bestellübersicht seines Kundenkontos kann der Kunde seine Bestellungen inklusive den Lieferstatus und den Zahlungsstatus einsehen.
Zahlungsart ändern (1): Über diese Option gelangt der Kunde noch einmal zur Checkout Seite der Bestellung. Dort kann er die Zahlungsart aktualisieren und den Bezahlvorgang erneut durchführen oder stornieren.
Bestellung wiederholen (2): Hier kann der Kunde die Bestellung noch einmal durchführen. Wenn diese Option angekllickt wird, wird keine automatische Bestellung durchgeführt. Sondern es wird ein neuer Warenkorb mit den Produkten der entsprechenden Bestellung erstellt. Der Warenkorb kann im Anschluss, wie bei einer erstmaligen Bestellung, problemlos bearbeitet werden. Am Ende muss der Kunde wie gewohnt manuell per Klick die Bestellung abschließen.
Bestellung stornieren (3): Alternativ kann der Kunde hier auch die Bestellung komplett stornieren. Damit der Kunde diese Option nutzen kann, ist es notwendig, diese zuvor im Admin unter Einstellungen > Warenkorb > Stornierung erlauben zu aktivieren.
Bestellungen ohne Kundenkonto
Im Checkout kann sich ein Kunde per Checkbox auch dafür entscheiden eine Bestellung durchführen, ohne ein Kundenkonto anzulegen. Registrierte Kunden haben in ihrem Kundenaccount unter dem Punkt Bestellungen die Möglichkeit, ihre Bestellungen einzusehen und zu bearbeiten.
Anders als bei Bestellungen eines registrierten Kunden können sich Kunden, die eine Gast-Bestellung ohne Registrierung durchführen nicht in Ihrem Kundenkonto anmelden und haben auf diesem Weg also keine Möglichkeit, ihre Bestellung noch einmal zu sehen.
In der Bestellbestätigungs-Email erhalten sie daher einen Link, über den Sie ihre Bestellung aufrufen können.
Nachdem der Kunde sich mit seiner E-Mail Adresse und seiner PLZ authentifiziert hat, hat er Zugriff auf seine getätigte Bestellung und kann dort Änderungen durchführen.