B2B-Suite - Kundenaccount

Die B2B-Suite steht Dir ab dem Plan Shopware Evolve als Erweiterung zur Verfügung.

Bitte beachte, dass die B2B-Suite nicht mehr weiter entwickelt wird. Alle neuen Features werden über die B2B-Components abgewickelt. 

Die B2B-Suite bietet für Shopkunden, die durch den Shopbetreiber entsprechend berechtigt wurden, eine Vielzahl an Funktionen, um die eigene Unternehmensstruktur abbilden zu können. Hierzu zählen Rollen und Kontakte (Unteraccounts für Mitarbeiter des Kunden), Budgets und Kontingente inkl. Freigabeprozess sowie Bestelllisten und eigene Bestellnummern.

Diese Dokumentation beschreibt die Funktionen, die die B2B-Suite für die Shopkunden bereitstellt und ist daher aus Sicht des Shopkunden geschrieben.

Damit Du diese Funktionen nutzen kannst, ist es erforderlich, dass vom Shopbetreiber für Dein Unternehmen ein zentraler Kundenaccount eingerichtet bzw. entsprechend berechtigt wurde.
Wenn Du Dich nun mit diesem Account in den Shop einloggst, kannst Du die weitere Konfiguration vornehmen. Zur einfacheren Verwaltung sind die Funktionen in verschiedene Bereiche unterteilt.
 

• B2B-Dashboard (1): Das Dashboard ist die zentrale Übersicht der B2B-Funktionen.
• Firma (2): Im Bereich Firma werden die Rollen und Kontakte inkl. der Berechtigungen, Adressen sowie Budgets und Kontingente verwaltet.
• Statistiken (3): In den Statistiken findest Du filterbare Auswertungen zu den getätigten Bestellungen.
• Bestellungen (4): Hier findest Du Übersichten der getätigten Bestellungen sowie der noch offenen Bestellfreigaben.
• Bestelllisten (5): Bestelllisten ermöglichen die einfache Planung von zukünftigen oder regelmäßigen Bestellungen
• Schnellbestellung (6): Über die Schnellbestellung kannst Du mit wenigen Klicks viele Produkte zum Warenkorb hinzufügen.
• Angebote (7): Enthält eine Übersicht der angefragten Angebote und bietet die Möglichkeit, diese zu bearbeiten.
• Bestellnummern (8): Ermöglichen die Anlage und Verwaltung von eigenen Bestellnummern für die Produkte des Shops.

Solltest Du einzelne Bereiche nicht sehen können, prüfe bitte, ob der Account, mit dem Du eingeloggt bist, die notwendigen Berechtigungen besitzt. Frage hierzu ggfs. Personen, die Zugriff auf den Debitor-Account Deines Unternehmens besitzen.

B2B-Dashboard

Die Übersicht im Dashboard zeigt alle Funktionen, die dem eingeloggten Benutzer zur Verfügung stehen.
Der Debitor hat grundsätzlich vollständigen Zugriff auf alle Funktionen. Die verfügbaren Funktionen für die weiteren Kontakte (Unteraccounts eines Debitors) hängen von den zugewiesenen Rechten ab.

Persönliches Profil

Debitoren sowie Kontakte (Unteraccounts eines Debitors) können Kontaktinformationen wie Anrede, Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse selbst verwalten und direkt in der Storefront ändern.

Über den Menüpunkt Persönliches Profil (1) kannst Du Kontaktinformationen direkt in der Storefront anpassen.

Im Bereich Mein Account findest Du Deine Stammdaten. Im Bereich Persönliches Profil (1) kannst Du Anrede, Vor- und Nachname anpassen. Unter E-Mail-Adresse (2) kannst Du die E-Mail-Adresse ändern. Unter Passwort ändern (3) kannst Du das Passwort ändern.

Firma

Hier kann der Debitor bzw. ein entsprechend berechtigter Kontakt die Verwaltung der eigenen Firmenorganisation vornehmen. Diese Seite ist in mehrere Bereiche und Tabs unterteilt.
 

Auf der linken Seite befindet sich die Rollenverwaltung (1), diese dient zur Strukturierung Deiner Unternehmensorganisation. Da für die Verwaltung der weiteren Funktionen innerhalb des Bereichs Firma eine Rolle (2) ausgewählt sein muss, ist die Rollenverwaltung auch permanent sichtbar.

Über die Tabliste (3) im rechten Bereich kannst Du die Funktionen Kontakte, Rechnungsadressen, Lieferadressen, Budgets und Kontingente aufrufen.

In den einzelnen Funktionen kannst Du dann über den Filter (4) festlegen, welche Einträge angezeigt werden sollen.

• Vererbungsfilter: Zeigt neben den Einträgen der ausgewählten Rolle auch alle Einträge der untergeordneten Rollen.
• Zuweisungsfilter: Zeigt alle Einträge an, die der ausgewählten Rolle zugewiesen sind.

Bitte beachte, dass es notwendig ist, Kontakte, Rechnungsadressen, Lieferadressen, Budgets und Kontingente einer Rolle zuzuweisen. Daher ist die Erstellung bzw. Bearbeitung nur möglich, wenn in der Rollenverwaltung eine Rolle ausgewählt ist.

Rollenverwaltung

Ist für den Kundenaccount der Easy Mode aktiviert, steht die Rollenverwaltung nicht zur Verfügung.

Rollen dienen dazu, die Konfiguration, gerade bei einer größeren Anzahl an Kontakten, zu vereinfachen.
Hierzu kannst Du den Rollen Berechtigungen, Adressen, Budgets und Kontingente zuweisen und die einzelnen Kontakte dann einer Rolle zuordnen. Der Kontakt erbt dann die Einstellungen der Rolle.
Es ist daher nicht erforderlich, für jeden Kontakt die gesamte Konfiguration einzeln vorzunehmen.

Um eine neue Rolle anzulegen, klicke auf den Button Rolle erstellen. Vergib in dem sich nun öffnenden Fenster einen eindeutigen Namen für die Rolle und klicke auf den Button Speichern. Anschließend öffnet sich das Fenster für die Konfiguration der Rolle.

Zuordnungen
Über die hier untergeordneten Einstellungen legst Du fest, welche Berechtigungen die Mitglieder dieser Rolle erhalten sollen.

Stammdaten
In den Stammdaten kannst Du die Bezeichnung der Rolle anpassen.
 

Rechteverwaltung
Hier legst Du die Berechtigungen für die Rolle fest.
 

Über die Checkboxen unterhalb des Hakens (1) in der Spalte Alle kannst Du der Rolle alle verfügbaren Rechte zum Ausführen der Aktionen für die jeweilige Komponente zuweisen. Die Checkboxen unterhalb des Pfeils (2) setzen das Recht, dass diese Rolle die Rechte an weitere Kontakte weitervererben darf. Die Weitervererbung kann nur gesetzt werden, wenn die Rolle auch das Recht zum Ausführen der Aktion besitzt.

Sollen bestimmte Rollen nur einzelne Rechte für eine Komponente erhalten, ist dies über die Checkboxen in der jeweiligen Spalte möglich.

• Liste (3): Das Recht Liste erlaubt den Aufruf der entsprechenden Komponente und zeigt den Inhalt an.
• Detail (4): Ermöglicht den Aufruf der Detailseite von einzelnen Elementen innerhalb der Komponente.
• Bearbeiten (5): Mit diesem Recht können die vorhandenen Inhalte der Komponente bearbeitet werden.
• Erstellen (6): Erlaubt die Anlage von neuen Inhalten innerhalb der Komponente.
• Löschen (7): Die Funktion zum Löschen von Inhalten in der Komponente ist verfügbar.
• Zuordnen (8): Rollen/Kontakte mit diesem Recht können die Inhalte der Komponente anderen sichtbaren Rollen/Kontakten zuordnen.

Beachte bitte, dass einige Komponenten Abhängigkeiten untereinander besitzen. So ist es z.B. für alle Komponenten, die sich innerhalb des Tabs Firma befinden (Kontakte, Adressen, Budgets und Kontingente), erforderlich, dass diese mindestens das Recht zum Auflisten der Firma und der Rollen besitzen. Außerdem sind neben den Berechtigungen teilweise auch zusätzliche Sichtbarkeiten notwendig.

Kontingentverwaltung
In der Kontingentverwaltung erhältst Du eine Übersicht aller für die Rolle verfügbaren Kontingente. Beachte hierbei bitte, dass die Kontingente von untergeordneten Rollen nach oben vererbt und ebenfalls aufgelistet werden. Hierüber ist es möglich, der Rolle ein oder mehrere Kontingente zuzuweisen.
 

Bestelllistenverwaltung
In der Bestelllistenverwaltung siehst Du alle bereits angelegte Bestelllisten und kannst diese der Rolle freigeben.
 

Budgetverwaltung
Weise hier der Rolle ein oder mehrere Budgets zu. Die ausgewählten Budgets können dann bei Bestellungen, die von Kontakten aus dieser Rolle aufgegeben werden, verwendet werden.
 

Sichtbarkeit
In den Menüpunkten unterhalb von Sichtbarkeit kannst Du festlegen, welche Rollen und Kontakte für Mitglieder dieser Rolle sichtbar sind sowie welche Adressen im Checkout verwendet werden können.

Rollensichtbarkeit
Die Rollensichtbarkeit wird dafür benötigt, um die Rolle für die Verwaltung der Funktionen im Bereich Firma auswählen zu können.

• Ansicht in den Rollendetails
   
  
  
  Über die linke Checkbox wird die Rolle sichtbar geschaltet, die rechte Checkbox erlaubt die Weitergabe der Sichtbarkeit an andere Rollen oder Kontakte.

Kontaktsichtbarkeit
Über die Kontaktsichtbarkeit legst Du fest, welche Kontakte für Mitglieder der Rolle sichtbar sind.
 

Rechnungsadressen
Lege hierüber fest, welche Rechnungsadressen Mitgliedern der Rolle zur Verfügung stehen. Bei der Bestellung kann dann aus den verfügbaren Adressen gewählt werden.

Lieferadressen
Wie bei der Rechnungsadresse werden hier die verfügbaren Lieferadressen für die Rolle definiert.
 

Kontakte

Kontakte sind (in der Regel) Personen innerhalb Deiner Unternehmensstruktur und erhalten einen eigenen Shop-Account, über den z.B. Bestellungen durchgeführt werden können. Die grundlegenden Rechte erhält der Kontakt durch die zugewiesene(n) Rolle(n). Zusätzlich können weitere Rechte in den Einstellungen des Kontakts gesetzt werden. Beachte hierbei, dass in den Einstellungen des Kontakts immer nur zusätzliche Rechte gesetzt werden können, eine Einschränkung der aus der Rolle geerbten Rechte ist nicht möglich.
 

Der Tab Kontakte (1) zeigt Dir eine Übersicht der angelegten Kontakte, abhängig von der auf der linken Seite ausgewählten Rolle (2) und des ausgewählten Filters (3). 

Über den Button Kontakt erstellen (4) öffnest Du die Maske, um einen weiteren Account zu erstellen. Sollte der Button nicht angezeigt werden, prüfe bitte, ob Du auf der linken Seite eine Rolle ausgewählt hast.

Der Button mit den Stiften (5) öffnet die Maske zur Bearbeitung eines bestehenden Kontakts.

Zum Löschen eines Kontakts klicke auf den Mülleimer-Button (6).

Beachte bitte, dass die Kontakte dem Debitor untergeordnet sind und nur in diesem Zusammenhang genutzt werden können. Sollte das Debitoren-Konto gelöscht wird, können auch die Kontakte nicht mehr genutzt werden.

Kontakt erstellen
Bei der Anlage eines neuen Kontakts sind die Angaben von Anrede, Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse erforderlich. Optional kannst Du zusätzlich eine Abteilung angeben.

Bei der Passwort-Aktivierung erhält der Kontakt eine E-Mail mit einem Link, über den das Passwort für den Account vergeben werden kann. Ist die Passwort-Aktivierung nicht aktiv, ist für die Erstellung des Kontakts die Eingabe eines Passworts notwendig.

Über die Checkbox Aktiv kannst Du entscheiden, ob der Account direkt aktiv sein soll.
 

Wenn Du vor dem Speichern des neuen Kontakts den Haken bei Weiteren Kontakt anlegen setzt, wird nach dem Speichern erneut das Fenster zum Erstellen eines Kontakts aufgerufen.

Die Rechteverwaltung eines Accounts erfolgt anschließend über das Fenster zum Editieren eines Kontakts. Details hierzu erfährst Du im nächsten Abschnitt.

Kontakt editieren
Um einen bestehenden Kontakt zu bearbeiten, kannst Du diesen über das Stift-Symbol in der Übersichtsliste aufrufen.
 

Die Bearbeitung eines Kontakts funktioniert ähnlich wie die Bearbeitung einer Rolle. Weitere Informationen findest Du im Abschnitt Rollenverwaltung.
Beachte hierbei bitte, dass ein Kontakt immer alle Berechtigungen seiner Rolle erbt. Zusätzliche Rechte können dem Kontakt in seinen eigenen Einstellungen zugewiesen werden. Eine Einschränkung der geerbten Berechtigungen ist jedoch nicht möglich.
 

Rechnungsadressen

In diesem Tab (1) können die Rechnungsadressen hinterlegt werden, die den Rollen und/oder Kontakten zugewiesen werden können.
Es ist jedoch nicht erforderlich, für eine Rolle jede gewünschte Adresse anzulegen. Über die Sichtbarkeit der Rechnungsadressen kannst Du der Rolle auch Adressen aus anderen Rollen zuweisen.
 

Der Inhalt in der Übersicht auf der rechten Seite ist abhängig von der ausgewählten Rolle (2) und des verwendeten Filters (3).

Zum Anlegen einer neuen Adresse klicke auf den Button Adresse erstellen (4), es öffnet sich dann ein neues Modal.

Um eine bestehende Adresse anzupassen, klicke auf den Stift-Button (5). Mit dem Mülleimer-Button (6) kannst Du eine Adresse löschen.



Adresse erstellen
Um eine neue Adresse anzulegen, fülle die mit * gekennzeichneten Pflichtfelder aus. Zusätzlich kannst Du optionale Angaben, wie die Umsatzsteuer ID und eine Abteilungsbezeichnung hinterlegen.
 

Die erstellte Adresse ist zunächst nur der bei Erstellung ausgewählten Rolle zugewiesen. In den Rollen- bzw. Kontaktdetails kannst Du die Sichtbarkeit der Adresse für weitere Rollen/Kontakte definieren.
 

Lieferadressen

Wie bei den Rechnungsadressen ist es auch für die Lieferadressen möglich, verschiedene Datensätze anzulegen, um diese im Bestellprozess auswählen zu können.

Die Funktionen sind identisch zu den Rechnungsadressen und werden daher hier nicht näher erläutert.
 

Budgets

Ist für den Kundenaccount der Easy Mode aktiviert, stehen die Budgets nicht zur Verfügung.

Über die Budgets kann definiert werden, wie viel Geld bestimmte Kontakte und/oder Rollen in einem definierbaren Zeitraum ausgeben dürfen, bevor die Bestellung von einer höheren Instanz freigegeben werden muss.

Sollte kein ausreichendes Budget für die Bestellung vorhanden sein, kann die Bestellung nicht selbst abgeschlossen werden. In diesem Fall kann eine Freigabe durch eine höhere Instanz beantragt werden. Hierzu wird der Debitor auch per E-Mail darüber informiert, dass eine Bestellfreigabe angefragt wurde.

Abhängig von der gewählten Rolle (2) und des Filters (3) werden Dir die entsprechenden Budgets aufgelistet.

Ein neues Budget kannst Du über den Button Budget erstellen (4) anlegen.

Über das Stift-Symbol (5) öffnest Du das Fenster zur Bearbeitung eines bestehenden Budgets. Löschen kannst Du ein Budget über das Mülleimer-Symbol (6).


Budget erstellen
Für die Anlage eines neuen Budgets, sind einige Angaben erforderlich.
 

Als Kürzel und Namen wähle eine aussagekräftige Bezeichnung, um eine einfache Identifizierung auch bei mehreren verfügbaren Budgets zu ermöglichen.

Trage als Betrag den gewünschten Wert ein, der für dieses Budget verwendet werden soll. In Kombination mit dem Gültigkeitsbereich und dem Start des Geschäftsjahres legst Du fest, in welchem Zeitraum für welche Summe Bestellungen durchgeführt werden können, bevor eine Freigabe (z.B. durch den Debitor) erforderlich ist. Der Gültigkeitsbereich "Keiner" bedeutet, dass das Budget einmalig verwendet werden kann. Bei den weiteren Auswahlmöglichkeiten wird das Budget zum errechneten Zeitpunkt anhand des Start des Geschäftsjahres zurückgesetzt (z.B. Start des Geschäftsjahres 01.01.2020, Gültigkeitsbereich vierteljährlich; hier erfolgt die Zurücksetzung am 01.04., 01.07. usw.).
Zusätzlich kann ein verantwortlicher Kontakt hinterlegt werden, der optional eine E-Mail erhält, wenn ein bestimmter Anteil des Budgets aufgebraucht ist.

Über die Checkbox Aktiv legst Du fest, ob das Budget im Bestellprozess ausgewählt und verwendet werden kann.
 

Kontingente

Ist für den Kundenaccount der Easy Mode aktiviert, stehen die Kontingente nicht zur Verfügung.

Kontingente ermöglichen es, Einschränkungen für Bestellungen vorzunehmen. So können z.B. die Anzahl der bestellbaren Produkte je Bestellung festgelegt oder bestimmte Kategorien ausgeschlossen werden.

Zum Erstellen eines neuen Kontingents klicke auf den Button Kontingentgruppe anlegen.
 

Nachdem Du die grundlegenden Daten erfasst hast, kannst Du die Detailkonfiguration vornehmen.
 

Im Tab Stammdaten werden die im ersten Schritt hinterlegten Namen und Beschreibung angezeigt. Die Konfiguration erfolgt in den Tabs Kontingentregeln und -beschränkungen.

Über die Kontingentregeln kannst Du die Bestellsumme, die Anzahl bestellter Produkte und die Anzahl der Bestellungen (falsch übersetzt als Produktanzahl) einschränken. So ist es z.B. möglich, dass die Rollen bzw. Kontakte, denen das Kontigent zugewiesen ist, nur eine bestimmte Anzahl an Produkten bestellen kann.
Zusätzlich kannst Du festlegen, nach welchem Zeitraum das Kontingent zurückgesetzt werden soll. Beachte hierbei, dass die Berechnung des Zeitraums mit dem 01.01. beginnt. Ein Quartal läuft also vom 01.01 -31.03., 01.04. - 30.06. usw.

• Bestellsumme: Lege eine Summe fest, für die im angegebenen Zeitraum maximal bestellt werden kann, bevor eine Freigabe erforderlich ist.
• Anzahl bestellter Produkte: Definiere hierüber, wie viele Produkte innerhalb des Zeitraums bestellt werden dürfen. Als Produkte werden hier die Positionen innerhalb einer Bestellung bezeichnet. Dies bedeutet, dass wenn das gleiche Produkt in einer Bestellung 3 mal bestellt wird, nur ein Produkt gewertet wird.
• Produktanzahl (falsche Übersetzung) / Anzahl Bestellungen: Ermöglicht die Einschränkung der Anzahl an durchführbaren Bestellungen im hinterlegten Zeitraum.

Die Kontingentbeschränkungen ermöglichen die Limitierung auf bestimmte Produkte oder Kategorien. Hierzu stehen folgende Typen zur Auswahl:

• Produktpreis (Ausschluss): Lege den maximalen Produktpreis fest. Alle Produkte, die teuerer sind, können nicht direkt bestellt werden.
• Produktnummer (Ausschluss): Die hier hinterlegte Produktnummer kann nicht direkt bestellt werden. Um mehrere Produktnummern auszuschließen, lege mehrere Beschränkungen vom Typ Produktnummer (Ausschluss) an.
• Produktnummern (Freigabe): Trage hier Produktnummern ein, die bestellt werden dürfen. Alle weiteren Produkte können über dieses Kontingent nicht direkt bestellt werden und erfordern eine Bestellfreigabe.
• Kategorie (Ausschluss): Schließe hierüber Produkte von der direkten Bestellung aus, die der entsprechenden Kategorie zugewiesen sind.

Bitte beachte, dass ein Kontingent immer mindestens eine Kontingentregel enthalten muss, sonst ist nur die Anfrage einer Bestellfreigabe möglich.

Statistiken

Die Statistiken bieten verschiedene Möglichkeiten zur Auswertung der getätigten Bestellungen.
 

Das Diagramm bietet eine grafische Darstellung der Bestellungen. Für weitere Details kannst Du mit der Maus über das Diagramm hovern, es wird dann ein Popup (8) eingeblendet.

Um die Statistiken aufrufen zu können, ist das Recht "Liste" für die Bestellungen erforderlich.
 

Filter

Die Filter wirken sich sowohl auf das Diagramm, als auch auf die Übersichtsliste und den Export aus.

Über die Datumsauswahl (1) kannst Du festlegen, für welchen Zeitraum die Daten ausgewertet werden sollen (Diagramm und Übersichtsliste).
Mittels der Auswahl bei Gruppieren nach (2) entscheidest Du, ob die Darstellung des Diagramms Wochen-, Monats- oder Jahresweise erfolgt.
DieFilter ermöglichen die Einschränkung der Daten, die für die Statistik berücksichtigt werden sollen. Du kannst festlegen, dass z.B. nur Bestellungen von einzelnen Rollen (3) oder Bestellungen mit einem bestimmten Status (4) angezeigt werden.
In den Auswahlfiltern werden nur Daten angezeigt, für die eine Berechtigung bzw. Sichtbarkeit besteht und für die mind. eine Bestellung vorhanden ist.
Mit Filter zurücksetzen (5) kannst Du Deine Auswahl zurücksetzen. Mit Filter anwenden (6) Deine Auswahl auf die aktuelle Ansicht anwenden.

Zusätzlich werden die Bestellungen in einer Übersicht aufgelistet, welche Du in CSV oder XLS exportieren (7) kannst.
 

Bestellungen

Im Tab Bestellungen siehst Du eine Übersicht der vorhandenen Bestellungen, sowie von Bestellungen, die auf eine Freigabe warten.

Durchgeführte Bestellungen

In der ersten Übersicht werden die bereits getätigten Bestellungen aufgelistet. Der Inhalt der Übersicht ist abhängig von den Berechtigungen des Accounts, mit dem Du eingeloggt bist.

Für die Sortierung (2) stehen verschiedene Optionen zu Verfügung
Zusätzlich ist es auch möglich, nach Bestellungen zu suchen (1).
In der Übersicht (3) siehst Du auf den ersten Blick die relevanten Informationen zu den Bestellungen.
Die Bestelldetails kannst Du über das Stift-Symbol (4) aufrufen, dort siehst Du u.a. die Rechnungs- und Lieferdetails, sowie die bestellten Produkte.
Außerdem kannst Du über das Listen-Symbol (5) aus der Bestellung eine Bestellliste anlegen, um diese zukünftig schneller dem Warenkorb hinzufügen zu können. Weitere Informationen findest Du im Abschnitt Bestelllisten.

Bestelldetails
Die Bestelldetails sind für eine bessere Übersicht in mehrere Bereiche eingeteilt.

Stammdaten
Die Stammdaten zeigen die allgemeinen Informationen, sowie die Details zur Lieferung und Rechnung.
 

Produkte
Hier siehst Du die Produkte, die in der Bestellung enthalten sind.
 

Historie
Hier werden Änderungen an der Bestellung dokumentiert. Dies sind sowohl Statusänderungen, als auch das Hinzufügen von weiteren Informationen.
Bei bereits durchgeführten Bestellungen hast Du die Möglichkeit, in den Stammdaten einen Kommentar hinzuzufügen.
 

Bestellfreigaben

Bestellungen, die vom Kontakt nicht abschließend durchgeführt werden können (z.B. aufgrund fehlender Budgets oder Einschränkungen durch Kontingente), benötigen die Freigabe von einer höheren Instanz mit entsprechender Berechtigung. Für ein besseres Handling dieser Freigaben werden diese neben der normalen Übersicht zusätzlich in einer eigenen Liste geführt.
 

Auch hier stehen Dir Funktionen zum Sortieren (2) und Suchen (1) zur Verfügung.
In der Liste (3) siehst Du die wichtigsten Informationen auf einen Blick.
Für weitere Informationen zu einer einzelnen Bestellung klicke auf das Stift-Symbol (4), um die Details aufzurufen.
Mit dem Häkchen-Symbol (5) gibst Du die Bestellung frei, mit dem X-Symbol (6) wird die Freigabe abgelehnt. Hierzu öffnet sich ein weiteres Fenster, in dem Du einen optionalen Kommentar zur Ablehnung hinterlegen kannst und die Ablehnung über den Button Bestellung ablehnen abschließend bestätigst.
Abgelehnte Bestellungen bleiben in der Bestellübersicht weiterhin sichtbar mit dem Status Freigabe abgelehnt.
Möchtest Du die Bestellung vollständig entfernen, kannst Du anstelle der Ablehnung über das Mülleimer-Symbol (7) die Bestellung löschen.


Bestelldetails
Mit einem Klick auf das Stift-Symbol öffnest Du die Details einer Bestellung. Dieses Fenster ist in mehrere Bereiche unterteilt.


Stammdaten
Der Bereich Stammdaten fast die grundlegenden Informationen wie Liefer- und Rechnungsinformationen zusammen.

Produkte
Hier werden die Produkte aufgelistet, die bestellt werden sollen. Bei noch nicht freigegebenen Bestellungen ist es möglich, die einzelnen Positionen der Bestellung anzupassen oder weitere Produkte hinzuzufügen.


 

Um ein weiteres Produkt hinzuzufügen, klicke auf den Button Produkt hinzufügen (1). Es öffnet sich dann ein Fenster, in dem Du über die Produktnummer das gewünschte Produkt suchen und hinzufügen kannst.
Bestehende Positionen kannst Du über das Stift-Symbol (2) bearbeiten, um die Produktanzahl zu ändern.
Über das Mülleimer-Symbol (3) kannst Du eine Position vollständig aus der Bestellung entfernen.
 

Bestelllisten

Bestelllisten bieten Dir die Möglichkeit, verschiedene Bestellungen zu planen oder häufiger benötigte Dinge einfach zu verwalten.

 

Um eine neue Bestellliste anzulegen, klicke auf den Button Bestellliste erstellen (1). Weitere Informationen hierzu erhältst Du im nächsten Absatz Bestellliste erstellen.
Für eine bessere Übersicht (4) kannst Du diese sortieren (3) oder nach bestimmten Bestelllisten suchen (2).
Zum Bearbeiten einer Bestellliste öffne die Details über das Stift-Symbol (5). Hierzu erhältst Du weitere Informationen im Abschnitt Bestellliste bearbeiten.
Über das Warenkorb-Symbol (6) kannst Du die Produkte aus der Bestellliste direkt zum Warenkorb hinzufügen.
Um eine Bestellliste zu duplizieren, klicke auf das Plus-Symbol (7).
Bestelllisten, die Produkte enthalten, kannst Du über das Wolken-Symbol (8) als CSV-Datei exportieren. Als Trennzeichen wird "," (Komma) verwendet. Die Datei enthält Angaben zu Produktnummer und Anzahl. Dieses Format wird auch für die Schnellbestellung verwendet.
Nicht mehr benötigte Bestelllisten kannst Du über das Mülleimer-Symbol (9) löschen.
 

Bestellliste erstellen

Wenn Du eine neue Bestellliste anlegen möchtest, erscheint zunächst ein Fenster, in dem Du einen Namen für die Bestellliste vergibst und optional ein Budget zuweisen kannst.
 

Nachdem Du die grundlegenden Daten gespeichert hast, wird die Bestellliste angelegt und kann aus der Übersicht mit dem Stift-Symbol zur weiteren Bearbeitung aufgerufen werden. Hier kannst Du auch die gewünschten Produkte zur Bestellliste hinzufügen.

Du kannst Bestelllisten auch direkt auf einer Produktdetailseite erstellen. Wie dies im Detail funktioniert, erfährst Du im Abschnitt Bestelllisten auf der Produktdetailsseite.

Bestellliste bearbeiten

Die Bearbeitungsmaske einer Bestellliste rufst Du aus der Übersicht mittels des Stift-Symbols auf. Hier hast Du dann auch die Möglichkeit, Produkte zur Bestellliste hinzuzufügen.

Im Bereich Produkte findest Du eine Übersicht aller Produkte, die der Bestellliste zugewiesen sind.
Mit einem Klick auf den Button Neue Position hinzufügen wechselt die Ansicht, um eine weitere Position der Bestellliste hinzuzufügen. Hier kannst Du über das Eingabefeld in den Spalten Produkt Name und Produktnummer einzelne Produkte suchen und direkt hinzufügen. Sobald Du den Namen oder die Nummer des Produktes in einem der Felder eingibst, wird das passende Produkt gesucht und vorgeschlagen.

Du kannst eine Position mit dem Mülleimer-Symbol aus der Bestellliste entfernen.

Mehrfachauswahl

Über die Checkboxen kannst Du eine, mehrere oder alle Postionen auswählen.
In der Dropdown-Auswahl kannst Du die ausgewählten Positionen in den Warenkorb legen oder entfernen.

Schnellbestellung

Die Schnellbestellung ermöglicht es Dir, nur mit den relevanten Daten Produktnummer und Anzahl Produkte zum Warenkorb oder einer Bestellliste hinzuzufügen.
Dies ist entweder direkt über eine einfache Eingabemaske oder den Import einer Datei möglich.
 

In der Eingabemaske (1) trage einfach die Produktnummer (2) und die gewünschte Anzahl (3) ein.
Wenn Du ein Produkt hinzugefügt hast, wird eine neue Zeile zur Eingabe eines weiteren Produkts angezeigt.

Sobald mindestens ein Produkt in der Liste vorhanden ist, stehen die Funktionen zum Hinzufügen zu einer Bestellliste (4) oder zum Warenkorb (5) zur Verfügung.
 

Datei-Upload

Wenn Du Produkte aus einer vorbereiteten Datei hinzufügen möchtest, kannst Du dafür CSV, XLS und XLSX als Dateienformat verwenden.
 

Die Upload-Datei kannst Du entweder per Drag & Drop in den gestrichelten Bereich (1) ziehen oder dort einmal mit der Maus hineinklicken, um das Datei-Auswahlfenster aufzurufen.
Im Standard ist die Datei nach folgendem Schema aufgebaut:
In der ersten Spalte werden die Produktnummern hinterlegt, in der zweiten Spalte die gewünschte Anzahl. Als Trennzeichen wird "," (Komma) verwendet.

Solltest Du einen anderen Aufbau der Datei verwenden wollen, kannst Du in den erweiterten Einstellungen (2) Anpassungen vornehmen.
Lege fest, in welcher Spalte die Produktnummer (3) und die Anzahl (4) eingetragen sind und welches Trennzeichen (5) verwendet werden soll.
Außerdem kannst Du zusätzlich ein Kapselzeichen definieren. Dieses wird bei CSV-Dateien benötigt, wenn innerhalb einer Spalte das Trennzeichen verwendet wird. Mit dem Kapselzeichen wird das Trennzeichen dann quasi auskommentiert, um die korrekte Formatierung zu gewährleisten.
Sollte in der Datei in der ersten Zeile eine Überschrift vorhanden sein, kannst Du dies über die Checkbox Die Datei enthält eine Zeile mit Überschriften kennzeichnen. Diese Zeile wird dann nicht mit importiert.

Nach dem Upload werden die Positionen aus der Datei der unteren Liste hinzugefügt. Du kannst die Daten dann wie oben beschrieben weiter verarbeiten.

Angebote

Im Punkt Angebote findest Du eine Übersicht der angefragten Angebote.
Wie Du eine Angebotsanfrage stellen kannst, erfährst Du im Abschnitt Angebot anfordern im Bestellabschluss.
 

Um ein Angebot zu bearbeiten oder dieses nach der Rückmeldung des Shopbetreibers annehmen oder ablehnen zu können, klicke auf das Stift-Symbol (1). Es öffnet sich dann das Modal mit den Angebotdetails. Solltest Du ein Angebot vollständig entfernen wollen, ist dies über das Mülltonnen-Symbol (2) möglich.
 

Angebot annehmen

Wenn der Shopbetreiber Deiner Angebotsanfrage zustimmt, kannst Du aus dem Angebot heraus die Bestellung veranlassen.
Rufe hierzu die Angebotsdetails auf (Stift-Symbol in der Übersicht).
 

Im Bereich Stammdaten ist es dann erforderlich, das Angebot abschließend über den Button Angebot akzeptieren (2) anzunehmen.

Hierdurch wird das Angebot in eine Bestellung umgewandelt und Du wirst zum Bestellabschluss weitergeleitet. Dort kannst Du nun die im Angebot vorhandenen Produkte zu den ausgehandelten Konditionen kaufen.
 

Angebot bearbeiten

Wenn Du die Details zum Angebot aus der Übersicht heraus aufgerufen hast, kannst Du dort Änderungen zum Angebot vornehmen.
 

Um Änderungen vornehmen zu können, ist es im ersten Schritt erforderlich, das Angebot abzulehnen.
Mittels des Buttons Angebot akzeptieren kannst Du die Produkte zu den vom Shopbetreiber bestätigen Konditionen kaufen. Hierzu erhältst Du weitere Informationen im Abschnitt Angebot annehmen.

Im Bereich Produkte kannst Du dann das Angebot anpassen.
 

Im oberen Bereich des Modals erhältst Du eine Übersicht der Originalpreise (2) sowie des Angebots (3).
Du kannst sowohl neue Produkte hinzufügen (1), als auch bei bestehenden Produkten die Anzahl und den Preis (4) ändern.
Eine Position kannst Du über das Mülltonnen-Symbol (5) aus dem Angebot entfernen.
Außerdem kannst Du einen absoluten oder prozentualen Rabatt (6) für das gesamte Angebot definieren bzw. anpassen.

Im Bereich Kommentare werden alle zum Angebot erfassten Kommentare aufgelistet.
 

Informationen zu den Änderungen im Angebot kannst Du im Bereich Historie entnehmen.
 

Bestellnummern

Im Bereich Bestellnummern hast Du die Möglichkeit, eigene Bestellnummern zu hinterlegen. Die eigenen Bestellnummern können dann parallel zu den Standard-Bestellnummern aus dem Shop verwendet werden.
Du kannst die Pflege der Bestellnummern entweder manuell über die Liste vornehmen oder eine vorbereitete Datei importieren.
 

Trage in die Eingabemaske die Produktnummer (1) aus dem Shop, sowie die gewünschte eigene Produktnummer (2) ein.
Wenn Du eine Produktnummer hinzugefügt hast, wird eine neue Zeile zur Eingabe einer weiteren Nummer angezeigt.
Die Eingaben werden automatisch gespeichert.

Datei-Upload

Gerade bei größeren Datenmengen kann es einfacher sein, die Daten nicht alle manuell zu erfassen. Hierzu bietet sich die Upload-Funktion an. Hierüber kannst Du die Nummern aus einer CSV oder XLS(X) importieren.
 

Der Aufbau der Datei ist simpel. In der ersten Spalte ist die Standard-Bestellnummer hinterlegt, in der zweiten Spalte steht die eigene Bestellnummer.
Um die Datei hochzuladen, kannst Du diese per Drag & Drop in den gestrichelten Bereich (1) ziehen oder dort einmal mit der Maus hineinklicken, um das Datei-Auswahlfenster aufzurufen.

Lege fest, in welcher Spalte die bisherige Produktnummer (3) und die eigene Produktnummer (4) eingetragen sind und welches Trennzeichen (5) verwendet werden soll.
Außerdem kannst Du zusätzlich ein Kapselzeichen (6) definieren. Dieses wird bei CSV-Dateien benötigt, wenn innerhalb einer Spalte das Trennzeichen verwendet wird. Mit dem Kapselzeichen wird das Trennzeichen dann quasi auskommentiert, um die korrekte Formatierung zu gewährleisten.
Sollte in der Datei in der ersten Zeile eine Überschrift vorhanden sein, kannst Du dies über die Checkbox Die Datei enthält eine Zeile mit Überschriften (7) kennzeichnen. Diese Zeile wird dann nicht mit importiert.

Außerdem hast Du die Möglichkeit, die bisher hinterlegten Bestellnummern als CSV oder XLS zu exportieren.

ACHTUNG! Der Import von Bestellnummern löscht vor dem Import sämtliche Zuordnungen. Es erfolgt keine automatische Erweiterung. Sind bereits Zuordnungen für eigene Produktnummern vorhanden, sollte für die Erweiterung der Liste über den Import vorher ein Export durchgeführt werden, und in dieser exportierten Datei die Ergänzung vorgenommen werden. Es kann zu Verlusten kommen.
 

Funktionen im normalen Shopkontext

Die B2B-Suite stellt einige Funktionen bereit, die Auswirkungen auf andere Shopbereiche (Produktdetailseite, Bestellprozess) haben.

Tabellenansichten

Als eingeloggter B2B-Account hast Du die Möglichkeit, neben der normalen Listingansicht auch auf eine Tabellendarstellung zu wechseln.
 

Für den Wechsel der Ansicht ist hierzu ein Button (1) unterhalb der Filter hinzugefügt worden.

In der Tabellenansicht hast Du die Möglichkeit, ein oder mehrere Produkt(e) direkt dem Warenkorb hinzuzufügen.
Trage hierzu die gewünschte Menge je Produkt ein (2) und klicke anschließend auf den Button In den Warenkorb. Du kannst auch die Eingabe für mehrere Produkte machen und erst dann den Button anklicken.
 

Bestelllisten auf der Produktdetailseite

Wenn Du mit einem B2B-Account eingeloggt bist, kannst Du Produkte direkt auf der Detailsseite zu einer Bestellliste hinzufügen.
 

Öffne hierzu das Dropdown (1) und wähle eine der bestehenden Listen (2) aus. Solltest Du eine neue Liste anlegen wollen, kannst Du dies ebenfalls direkt erledigen. Klicke hierzu auf Bestellliste erstellen (3), nun erscheint ein Eingabefeld für den Namen der Bestellliste. Nachdem Du den Namen gespeichert hast wird die Bestellliste angelegt und das Produkt hinzugefügt.

Budget und Bestelllisten im Bestellabschluss

Für B2B-Accounts ist es bei der Bestellung erforderlich, ein Budget auszuwählen. Ist kein (ausreichendes) Budget vorhanden, kann die Bestellung nicht selbst abgeschlossen werden und es ist eine Anfrage zur Bestellfreigabe erforderlich.
Außerdem können vor dem Abschluss der Bestellung die Warenkorb-Positionen zu einer Bestellliste hinzugefügt werden, um diese später erneut bestellen zu können.
 

Für das Budget wird ein eigener Abschnitt (1) in die Übersicht eingefügt. Hier kannst Du, wenn für die verschiedene Budgets vorhanden sind, das gewünschte Budget auswählen (2). Darüber siehst Du Kürzel und Name (3), sowie die Höhe und den bereits verwendeten Teil (4) vom ausgewählten Budget.

Unterhalb der im Warenkorb hinterlegten Produkte hast Du die Möglichkeit, den Warenkorb einer Bestellliste hinzuzufügen (5).
 

Angebot anfordern im Bestellabschluss

Ein Debitor oder B2B-Kontakt hat die Möglichkeit, auf der Bestellabschlussseite ein Angebot für die im Warenkorb befindlichen Artikel anzufordern. Hierzu ist für entsprechend berechtigte Kontakte ein weiterer Button Angebot anfordern (1) unterhalb des Zahlungspflichtig bestellen-Buttons.
 

Es öffnet sich dann die Maske, in der Du die gewünschten Daten für das Angebot erfassen kannst. Ab diesem Moment ist das Angebot auch in Deinem Account im Bereich Angebote verfügbar.
 

Zunächst hast Du eine Übersicht über den originalen Preis des Warenkorbs (1). Rechts daneben wird der über das Angebot angefragte Preis (2) dargestellt. Dieser errechnet sich aus dem Wunsch Rabatt (3) (absolut oder prozentual) sowie den ggf. angepassten Produktpreisen.

Du hast sowohl die Möglichkeit, weitere Produkte hinzuzufügen (4) sowie die Menge und den Wunschpreis der vorhandenen Produkte anzupassen (5). Solltest Du ein Produkt aus der Angebotsanfrage entfernen wollen, ist dies über das Mülleimer-Symbol (6) möglich.

Bevor Du die Angebotsanfrage absendest (8), kannst Du optional noch einen Kommentar hinzufügen (7), um dem Shopbetreiber ggf. Informationen zum Angebot zukommen zu lassen.

Die weitere Bearbeitung des Angebots erfolgt im Bereich Angebote des Shop-Accounts.

Performance-Steigerung im Warenkorb ab Shopware 6.4.11.0

Du hast ab Shopware 6.4.11.0 die Möglichkeit, über die Aktivierung von Redis die Performance im Warenkorb zu steigern. Dies ist empfehlenswert, wenn eine große Datenmenge (mehrere Hunderte Produkte) im Warenkorb vorhanden ist. Eine entsprechende Anleitung hierzu findest Du in der Entwickler-Dokumentation.