Sales Agent
Mit der Sales Agent-Funktion können Administratoren über die Shopware Administration ein Benutzerverwaltungssystem für Vertriebsmitarbeiter aufsetzen. Diese Funktion ermöglicht es, Sales-User (Vertriebsmitarbeiter) anzulegen und ihnen gezielt Kunden zuzuordnen. Dadurch kann das Vertriebsteam effizienter arbeiten und erhält direkten Zugriff auf die für sie relevanten Kundendaten.
Mit Version 6.5.0.0 wurde die Funktion des Sales Agents veröffentlicht. Diese steht dir ab dem Evolve Plan zur Verfügung.
Bei dem Sales Agent handelt es sich nicht um eine Erweiterung, die im Shopware Admin installiert oder per Klick aktiviert werden kann, sondern um eine separate Frontend-App.
Der Quellcode wird Agenturen oder Administratoren über ein GitLab-Repository bereitgestellt. Auf dieser Basis können entwicklungserfahrene Personen (z. B. Agenturen oder interne Entwickler) eine eigene App erstellen, konfigurieren und in die bestehende Shopware-Umgebung integrieren.
Weitere Informationen zum Sales Agent findest du hier in der Entwickler-Dokumentation.
Du findest die Verwaltung des Sales Agents in deinem Admin unter Einstellungen > System > Sales Agent - Benutzer & Berechtigungen.
Verwaltung der Vertriebsmitarbeiter
Vertriebsmitarbeiter erstellen
Öffne den Bereich Sales Agent > Benutzerverwaltung. Klicke auf „Neuer Benutzer“. Gib die notwendigen Benutzerdaten ein (Name, E-Mail, Sprache etc.). Speichere den neuen Benutzer.
Kunden zuweisen
Nach der Erstellung eines Vertriebsmitarbeiters kann der Administrator Kunden zuordnen:
Öffne hierzu den gewünschten Vertriebsmitarbeiter in der Benutzerübersicht.
Klicke anschließend auf Kunden hinzufügen. In dem neuen Modal-Fenster "Zugewiesene Kunden" kannst du neben einzelnen Kunden auch direkt mehrere Kunden gleichzeitig auswählen und deinem Vertriebsmitarbeiter zuweisen. Setze hierfür einfach einen oder mehrere Haken in das Auswahlfeld. Sobald du alle gewünschten Kunden ausgewählt hast, klickst du auf Kunden hinzufügen.
Nur Administratoren können Kunden einem Vertriebsmitarbeiter zuweisen oder diese Zuordnungen ändern.
Kontoverwaltung
In der Kontoverwaltung hast du die Möglichkeit bei jedem deiner Vertriebsmitarbeiter folgende Optionen:
Administrator: Gewährt dem Vertriebsmitarbeiter vollen administrativen Zugriff auf die Kunden und die Verwaltung der Benutzer.
Konto deaktivieren: Du kannst den Vertriebsmitarbeiter temporär deaktivieren. Die Daten werden nicht gelöscht, aber der Vertriebsmitarbeiter kann sich nicht mehr einloggen.
Konto löschen: Über diese Schaltfläche löschst du den Vertriebsmitarbeiter unwiderruflich. Alle zugehörigen Daten werden dauerhaft gelöscht.
Sales Agent-Bereich
Automatische Kontoerstellung & Passwort-Setup
Sobald ein neuer Vertriebsmitarbeiter erstellt wurde, erhält dieser automatisch eine E-Mail mit einem Einladungslink.
Über diesen Link gelangt der Benutzer auf eine Landingpage, auf der er:
Ein eigenes Passwort festlegen kann
- Danach Zugriff auf den Sales Agent-Bereich erhält
Ansicht des Sales Agent-Bereichs
In der Oberfläche des Sales Agents kann der Vertriebsmitarbeiter sein eigenes Benutzerkonto aufrufen und Einstellungen ändern.
Benutzerkonto & Einstellungen
Nach der Anmeldung kann der Vertriebsmitarbeiter in seinem Konto persönliche Einstellungen vornehmen:
Benutzerseitige Anpassungen: Sprache, Zeitzone, Name (Vorname & Nachname), Telefonnummer, Passwort
- Änderungen nur durch Admin möglich: E-Mail-Adresse, zugewiesene Kunden
Diese Einschränkungen stellen sicher, dass Zuordnungen und Accountdaten konsistent bleiben.
Kunden
Im Bereich „Kunden“ werden alle Kunden angezeigt, die dem aktuell angemeldeten Vertriebsmitarbeiter zugewiesen sind. Durch einen Klick auf einen Kunden öffnet sich die Detailansicht mit den persönlichen Daten und den Aufträgen des ausgewählten Kunden.
Der Vertriebsmitarbeiter kann hier auch neue Bestellungen erstellen, indem er auf die Schaltfläche „Bestellung erstellen“ klickt.
Angebote
Über die linke Hauptnavigation gelangst du zum Bereich Angebote (1). In der Angebotsübersicht erhältst du einen zentralen Überblick über alle erstellten Angebote. Diese Ansicht ist der Einstiegspunkt für die Verwaltung, Nachverfolgung und Bearbeitung deiner Angebote im Sales Agent.
Rechts oben steht dir die primäre Aktion Angebot erstellen (2) zur Verfügung, mit der du jederzeit ein neues Angebot anlegen kannst. Im oberen Bereich der Seite findest du ein Suchfeld, mit dem du Angebote gezielt nach relevanten Informationen durchsuchen kannst.
Die Angebotsliste (3) wird in einer Tabelle dargestellt und enthält folgende Informationen:
Status: Zeigt den aktuellen Bearbeitungsstand des Angebots an. Der Status wird visuell durch farbige Labels hervorgehoben, zum Beispiel Offen, Beantwortet oder Abgelaufen.
Angebotsnummer: Eine eindeutige Nummer zur Identifikation des Angebots.
Erstellt am: Das Datum, an dem das Angebot erstellt wurde. Die Liste kann nach diesem Wert sortiert werden.
Kunde: Der Name des Kunden, dem das Angebot zugeordnet ist.
E-Mail-Adresse: Die vom Kunden hinterlegte Kontaktadresse.
Aktionen: Über das Kontextmenü kannst du weitere Aktionen für ein Angebot ausführen.
Am unteren Rand der Seite kannst du die Anzahl der Einträge pro Seite festlegen und mithilfe der Seitennavigation zwischen mehreren Angebotsseiten wechseln.
Neues Angebot erstellen
In dieser Ansicht legst du ein neues Angebot im Sales Agent an. Das Angebot befindet sich zunächst im Status Entwurf und kann jederzeit gespeichert oder verworfen werden. Im oberen Bereich findest du die Aktionen „Als Entwurf speichern“ und „Verwerfen“ (3). So behältst du jederzeit die Kontrolle über den aktuellen Bearbeitungsstand.
Allgemeine Informationen
Im Abschnitt Allgemeine Informationen erfasst du die grundlegenden Daten für das Angebot:
Kunde (1): Wähle den gewünschten Kunden aus. Du kannst nach Ansprechpartnern, E-Mail-Adressen oder Firmennamen suchen. Dieses Feld ist verpflichtend.
Verkaufskanal (2): Lege fest, über welchen Vertriebskanal das Angebot erstellt wird. Auch dieses Feld ist verpflichtend.
Sobald du einen Kunden ausgewählt hast, werden weitere Informationen automatisch ausgefüllt:
Ansprechpartner: Der zugehörige Ansprechpartner des Kunden.
- E-Mail-Adresse: Die Kontaktadresse des Ansprechpartners.
- Unternehmen: Der Firmenname des Kunden.
- Kundennummer: Die interne Kundennummer zur eindeutigen Zuordnung.
Diese automatischen Befüllungen reduzieren den manuellen Aufwand und stellen sicher, dass die Angebotsdaten konsistent sind. Nach Eingabe der allgemeinen Informationen kannst du das Angebot speichern (3) und im nächsten Schritt weiter bearbeiten.
Angebotsdetails
Sobald du ein Angebot aus der Angebotsübersicht öffnest, das noch nicht gesendet wurde, befindet es sich im Entwurfsmodus. Wenn das Angebot versandbereit ist, kannst du es über die Schaltfläche Angebot senden (1) verschicken. Um das Angebot zu bearbeiten, musst du zunächst auf die Schaltfläche Angebot bearbeiten (2) klicken.
In dieser Ansicht bearbeitest du die Positionen eines Angebots, also die enthaltenen Produkte sowie die Preise und Rabatte. Oben siehst du den Angebotsnamen inklusive der Angebotsnummer und des aktuellen Status, zum Beispiel "Offen". Rechts oben stehen dir die Aktionen „Speichern“, „Verwerfen“ und „Angebot senden“ (4) zur Verfügung. So kannst du deine Änderungen sichern, verwerfen oder das Angebot direkt an den Kunden versenden.
Positionen verwalten
Im Bereich Positionen siehst du alle Produkte, die dem Angebot hinzugefügt wurden. Über das Suchfeld (1) kannst du vorhandene Positionen schnell finden. Mit der Schaltfläche Produkt hinzufügen (2) fügst du weitere Produkte zum Angebot hinzu. Jede Position wird in einer Tabellenzeile dargestellt und enthält:
Produktinformationen: Artikelnummer, Produktbild und Produktname.
Preis (netto): Der Standardpreis des Produkts.
Angebotspreis (netto): Der Preis, der für dieses Angebot gilt und bei Bedarf angepasst werden kann.
Aktionen: Über das Kontextmenü kannst du weitere Aktionen für die jeweilige Position ausführen.
Unterhalb der Positionsliste werden die Preiszusammenfassungen angezeigt:
Zwischensumme (netto): Summe aller Angebotspositionen vor Rabatten.
- Gesamtrabatte: Hier kannst du einen Rabatt auf das gesamte Angebot anwenden. Du kannst zwischen absolutem und relativen Betragsrabatt (3) wählen.
- Angebotszwischensumme (netto): Die Zwischensumme nach Abzug aller Rabatte.
- zzgl. X % MwSt.: Die berechnete Mehrwertsteuer auf Basis der Angebotszwischensumme.
- Gesamtsumme (brutto): Der finale Betrag des Angebots inklusive Mehrwertsteuer.
Dokumente
In diesem Bereich verwaltest du die Dokumente eines Angebots.
Im Abschnitt Dokumente werden alle zum Angebot gehörenden Dateien angezeigt, zum Beispiel das automatisch generierte Angebots-PDF. Über das Suchfeld kannst du Dokumente gezielt finden. In der Tabelle siehst du das Erstellungsdatum sowie den Dateinamen des Dokuments.
Über das Kontextmenü (1) eines Dokuments stehen dir folgende Aktionen zur Verfügung:
Dokument öffnen (2): Öffnet das Dokument direkt im Browser.
Dokument herunterladen (3): Lädt das Dokument auf dein Gerät herunter.
Angebot löschen
Unterhalb der Dokumentenliste findest du den Bereich „Angebot löschen“. Das Löschen eines Angebotsentwurfs ist endgültig und kann nicht rückgängig gemacht werden. Mit der Schaltfläche Angebot löschen (4) entfernst du den Angebotsentwurf dauerhaft aus dem System.
Angebot senden
In diesem Dialog bereitest du das Versenden eines Angebots an den Kunden vor. Hier überprüfst du die wichtigsten Angebotsdaten, legst die Gültigkeit fest und kannst optional eine Nachricht sowie Dokumente hinzufügen.
Auf der linken Seite siehst du eine Zusammenfassung des Angebots:
Unternehmen und Kunde, für die das Angebot erstellt wurde
- Anzahl der Positionen im Angebot
- Eine detaillierte Preisübersicht mit Zwischensumme, Rabatten, Mehrwertsteuer und der finalen Gesamtsumme (brutto)
Diese Informationen dienen dir zur finalen Kontrolle vor dem Versand.
Auf der rechten Seite nimmst du die Einstellungen für den Versand des Angebots vor:
Ablaufdatum (2): Lege fest, bis zu welchem Datum das Angebot gültig ist. Dieses Feld ist verpflichtend.
Nachricht (3): Optional kannst du eine individuelle Nachricht an den Kunden hinzufügen, die zusammen mit dem Angebot versendet wird.
Dokumente anhängen (4): Wähle, ob dem Angebot ein Dokument beigefügt werden soll:
Keins: Das Angebot wird ohne Anhang versendet.
Dokument generieren: Ein Angebotsdokument wird automatisch erstellt und versendet.
Benutzerdefiniertes Dokument hochladen: Du kannst ein eigenes Dokument hochladen und mitsenden.
Unten rechts schließt du den Vorgang ab: Mit Abbrechen (5) verlässt du den Dialog ohne Versand. Mit Angebot senden (5) wird das Angebot endgültig an den Kunden versendet.