Bestellungen

Unter Kunden > Bestellungen findest Du alle eingegangen Bestellungen und kannst diese hier bearbeiten.

Übersicht über das Modul

In der Übersicht hast Du auf der linken Seite unter Filter-Optionen (1) die Möglichkeit, Deine Bestellungen nach Datum, Bestellstatus, Zahlungsstatus, Zahlungsart etc. zu filtern. So kannst Du Dir z.B. auch alle Bestellungen filtern lassen, die über die PayPal-Schnittstelle abgewickelt wurden oder die einen bestimmten Status haben, wie z.B. Inkasso. Mithilfe der Stapelverarbeitung (2) kannst Du mehrere Bestellungen gleichzeitig bearbeiten, um zum Beispiel den Versandstatus am Abend zu aktualisieren oder allen heute bearbeiteten Bestellungen die Rechnung zuzustellen. Mithilfe des Suchfeldes (3) kannst Du schnell und einfach nach Bestellungen suchen, das Feld unterstützt die Eingabe von: Bestellnummer, Transaktionsnummer, Name, E-Mail und die Kundennummer. Mittels der Optionsleiste (5) unten kannst Du durch die Seiten blättern, die "Anzahl Bestellungen pro Seite" nach Deinen Wünschen einstellen und siehst ganz rechts die Gesamtanzahl der Bestellungen. In der Dokumentenliste (7) findest Du alle bereits erstellten Dokumente zur ausgewählten Bestellung.

Hauptbestandteil ist die Auflistung der Bestellungen (4). Wichtige Informationen wie z.B. den Zeitpunkt der Bestellung, Bestellnummer, Betrag, Transaktionsnummer, Zahlungsart, Versandart, Shop, Kunde, E-Mail, aktueller Bestell- sowie Zahlungsstatus kannst Du direkt aus der Tabellenübersicht entnehmen. Durch einen Klick auf die jeweilige Spaltenüberschrift kannst Du Dir alle Bestellung auf- oder absteigend nach dem Inhalt der jeweiligen Spalte sortieren lassen.

Wählst Du eine Bestellung über die Checkbox auf der linken Seite, kannst Du Dir über die Bestellpositionen (6) die einzelnen Positionen der Bestellung anschauen, ohne sie öffnen zu müssen.

Bestellstatus und Zahlstatus

Der Bestellstatus ist der aktuelle Status der Bestellung an sich, hier wird definiert, ob die Bestellung noch offen ist, bereit zum Versand, teilweise oder komplett ausgeliefert ist. Ähnlich verhält es sich beim Zahlstatus, hier werden den Bestellungen Status zugeordnet wie "in Rechnung gestellt", "teilweise" oder "komplett bezahlt", "Mahnung" oder "Inkasso". Durch diese Status erhältst Du eine schnelle Übersicht, wie es um Deine Bestellungen steht.

Wenn Du einen Status änderst, öffnet sich nach dem Speichern ein Pop-up, welches dem Kunden eine Status-Mail senden kann. Falls gewünscht, kannst Du Deinem Kunden hier mitteilen, dass sich der Status seiner Bestellung geändert hat und ihm auf Wunsch auch ein Dokument (Rechnung, Lieferschein, Gutschrift oder Stornorechnung) anhängen.

Wenn Du die E-Mail senden willst, klicke auf E-Mail senden, ansonsten kannst Du das Fenster schließen, der Kunde bekommt dann keine E-Mail.

Zur schnellen Änderung von Bestell- oder Zahlstatus kannst Du in der Bestellübersicht eine Bestellung doppelt anklicken und dann die beiden Status der Bestellung jeweils ändern:

Die Bestelldetails

Klicke auf das "Stift"-Icon einer Bestellung in der Bestellübersicht, damit Du auf die Bestelldetails gelangst und die Bestellung im Detail betrachten und bearbeiten kannst.

Übersicht

In den Bestelldetails findest Du alle relevanten Daten zur Bestellung wie Rechnungs- und Lieferadresse, Zahlungsart und Details wie Bestellzeitpunkt, Währung, Geräte-Typ und die Sprache. Weiter kannst Du hier den Status "bezahlt am" setzen, siehst die Versandkosten, den Bestell- & Zahlstatus und die Freitextfelder.

Das Feld Herkunft wird befüllt, wenn der Shopkunde über eine externe Seite auf Deinen Shop gelangt ist und anschließend eine Bestellung durchführt. Die Partner-ID wird hinterlegt, wenn ein aktiver Partner Deines Partnerprogramms eine Bestellung durchführt. Solltest Du nicht mit dem Partnerprogramm arbeiten oder keine Partner hinterlegt haben, wird das Feld leer gelassen.

Der Trackingcode ist hier zur Information des Kunden gedacht, im Standard wird die Trackingnummer in den Bestelldetails des Kunden im Frontend ausgegeben, aber nicht verlinkt. Wenn Du wissen möchtest, wie Du Trackingnummern im Account verlinken kannst und diese auch in die E-Mail-Vorlagen einbinden kannst, dann schau Dir den Artikel Verwendung der Paketnummern zur Sendungsverfolgung an.

Details

Die Detailmaske bietet u.a. die Möglichkeit, Rechnungs- und Lieferadresse, sowie die Zahlungs- oder Versandart zu ändern. Ebenso kannst Du hier die Freitextfelder der Adressen einsehen, falls diese gepflegt werden.

Kommunikation

Unter dem Tab Kommunikation hast Du die Möglichkeit, interne und externe Kommentare für jede einzelne Bestellung zu hinterlegen oder zu beantworten. Interne Kommentare können vom Kunden nicht eingesehen werden und dienen nur zur internen Verarbeitung. Im Feld Kunden-Kommentar sind Kommentare des Kunden beim Bestellabschluss zu finden, falls Du die Option "Zeige weitere Optionen an" aktiviert hast. Die im Feld Ihr Kommentar hinterlegten Informationen sind für den Kunden in seiner Bestellung unter "Mein Konto > Meine Bestellungen" einsehbar, indem er bei der jeweiligen Bestellung auf den Button Anzeigen klickt.

Positionen

Hier werden alle Artikel der aktuellen Bestellung aufgelistet. Du kannst die Bestellung nachträglich bearbeiten und Artikel hinzufügen (1) oder löschen (2). Zudem kannst Du Änderungen an der Anzahl oder dem Artikelpreis durch einen Doppelklick auf das jeweilige Feld vornehmen. Über die Aktionsbuttons (3) kannst Du den Artikel aus der Bestellung löschen oder die Artikeldetailseite öffnen.

Um eine Bestellposition hinzuzufügen, klicke auf Hinzufügen (1), in der Tabelle erscheint dann eine weitere Zeile, in der Du den Artikel mittels Artikelnummer oder Bezeichnung suchen kannst. Bestätige die Eingabe mit dem Button "Aktualisieren".

Hinweis: Wenn Du Artikel nachträglich zu einer Bestellung hinzufügst oder entfernst, wird weder der Bestand des Artikels angepasst, noch die Versandkosten neu berechnet.

Dokumente

Shopware bringt im Standard eine Belegerzeugung mit. So lassen sich im Handumdrehen Rechnungen, Lieferscheine, Stornierungen und Gutschriften im PDF-Format erzeugen. Die Konfiguration der Dokumente kannst Du in den Grundeinstellungen unter PDF-Belegerstellung vornehmen.

Um ein Dokument zu erstellen, wähle zuerst das Dokument aus, dass Du erstellen möchtest (1), hier stehen Dir die folgenden Optionen zur Verfügung:

Rechnung
Lieferschein
Gutschrift
Stornorechnung

Mit der Vorschau (2) kannst Du Dir eine Vorschau des Dokuments erstellen lassen, über Dokument erstellen (3) wird das Dokument erstellt und auf dem Server gespeichert.

Falls gewünscht, kannst Du vor der Erstellung des Dokuments noch weitere Einstellungen treffen, zum Beispiel einen Gutschein (4) hinzufügen, oder auch eine Rechnungsnummer für die Stornorechnung angeben. Der angegebene Gutschein wird dem Kunden im unteren Teil des Dokumentes ausgegeben. Beachte, dass an dieser Stelle nur individuelle Gutscheine genutzt werden können. Wurde von ausländischen Kunden eine Umsatzsteuer-ID hinterlegt, kannst Du nach erfolgreicher Überprüfung eine umsatzsteuerbefreite Rechnung erstellen. Aktiviere hierzu die Checkbox Steuerfrei (5). Das so erzeugte PDF weist dann keine Mehrwertsteuer mehr aus, sondern nur noch Netto-Beträge.

Das Feld Rechnungsnummer ist nicht dazu gedacht, um eine individuelle Rechnungsnummer zu vergeben. Das Feld ist für Stornorechnungen und dient nur zum Verweis auf die zu stornierende Rechnungsnummer.

Nachdem das Dokument erstellt wurde, kannst Du es dem Kunden per E-Mail zusenden, indem Du auf das Brief-Icon (6)klickst. Damit öffnet sich ein Pop-up-Fenster, welches die E-Mail-Vorlage "Dokumente zur Bestellung" lädt und das Dokument direkt anhängt. Mit einem Klick auf E-Mail senden sendest Du dem Kunden die E-Mail.

Status History

In der Status History werden alle Änderungen der Status der Bestellung geloggt. So kannst Du nachvollziehen, welcher Backend-Benutzer wann welchen Status für die Bestellung gesetzt hat.

Stapelverarbeitung

Über die Stapelverarbeitung ist es möglich, Änderungen auf mehrere Bestellungen anzuwenden. Möchtest Du zum Beispiel den Status für mehrere Bestellungen ändern oder mehrere Dokumente erstellen und/oder versenden, so eignet sich die Stapelverarbeitung dafür perfekt.

Markiere zuerst alle Bestellungen, die Du bearbeiten willst, per Checkbox aus und klicke auf Stapelverarbeitung

Im sich öffnenden Pop-up kannst Du nun Deine Einstellungen tätigen, die Du auf die Bestellungen anwenden möchtest:

Dokument-Typ: Falls Du Dokumente erzeugen / versenden möchtest, wähle hier das Dokument aus, welches Du erstellen/versenden möchtest.
Modus: Falls Du Dokumente erzeugst, wähle hier aus, ob nur die fehlenden Dokumente erzeugt werden sollen oder ob alle Dokumente neu erzeugt werden sollen.
Bestellstatus: Wähle hier den Bestellstatus, den die Bestellung bekommen soll.
Zahlungsstatus: Wähle hier den Zahlungsstatus aus, den die Bestellung bekommen soll.
E-Mails automatisch senden: Wenn Du bei Bearbeitung automatisch E-Mails an Deine Kunden senden willst, dann aktiviere diese Option.
Dokumente an E-Mail anhängen: Wähle hier, ob Du das erzeugte Dokument an die E-Mail anhängen möchtest oder nicht. Hinweis: Diese Option ist nur aktiv, wenn die Option "E-Mails automatisch senden" aktiv ist und ein "Dokument-Typ" gewählt ist.
Ausgabe in einem Dokument sammeln: Aktiviere diese Option, wenn die generierten Dokumente gesammelt ausgegeben werden sollen, dies dient zum Beispiel dem Sammeldruck von Rechnungen oder Lieferscheinen.

Klicke nach Wählen Deiner Einstellungen auf Änderungen durchführen, um die Stapelverarbeitung anzustoßen.

Die Stapelverarbeitung unterliegt einer gewissen Logik, sodass Du ohne ein Dokument auszuwählen auch keine Anhänge versenden kannst. Daher kann es vorkommen, dass je nach Konfiguration und Situation keine E-Mails versendet werden, auch wenn das entsprechende Häkchen dafür aktiviert ist. In diesem Fall würde sich für den Kunden nichts ändern und Shopware vermeidet unnütze E-Mails an Deine Kunden.

Tipps & Tricks

Teilstornierungen

Beachte, dass Teilstornierungen technisch über den folgenden Weg zwar möglich sind, wir diesen Weg im Standard aber nicht supporten, da er mit viel Aufwand verbunden ist. Falls Du Teilstornierungen benötigst, kannst Du Dir das Shopware ERP powered by Pickware anschauen.

Um Teile einer Bestellung zu stornieren, setze die betroffenen Artikel unter Status auf "Abgebrochen". Damit ein korrekter Stornierungsbeleg erzeugt wird, setze die Bestellmenge der nicht zu stornierenden Artikel auf 0. Nach der PDF-Generierung kannst Du die bestellten Artikel wieder auf den Ursprungszustand und die stornierten Artikel, z.B. auf Menge 0, setzen. Du hast auch die Möglichkeit, die komplette Bestellposition durch klicken auf das "Löschen"-Icon oder durch Selektierung der jeweiligen Positionen und Klicken von "Alle markierten löschen" zu entfernen.

Der Status der jeweiligen Position ist zur internen Verwaltung gedacht und wird nicht weiter durch Shopware verwendet oder verändert.

Wie kann ich die E-Mail-Vorlagen ändern?

Die Vorlagen werden alle in dem Modul E-Mail-Vorlagen verwaltet, hier kannst Du die Vorlagen nach Deinen Wünschen anpassen.

Wie kann ich die Dokumente ändern?

Die Dokumente werden in den Grundeinstellungen im Bereich PDF-Belegerstellung verwaltet, Du kannst die Belege dort nach Deinen Wünschen konfigurieren und anpassen.